Si evaluamos el mercado actualmente, nos encontraremos en un mercado diferente al que estábamos manejado hace un mes.

Ya en mi artículo de la semana pasada Negocios con PROPOSITO una necesidad en la nueva realidad hice mención a la necesidad de cambiar la perspectiva y/o el enfoque de los negocios con el fin de lograr ACERCARNOS al cliente brindándole un producto o servicio que le cree VALOR.

Si bien la creación de VALOR es una perspectiva necesaria en la nueva realidad, no es la única, lo que va a requerir a las empresas actuar para optimizar sus estructuras y sus procesos con miras a adecuarse a las nuevas pautas que dicte el entorno, las cuales nos van a circunscribir en un nuevo mercado, regido por:

  1. Disposiciones legales y reglamentarias de obligatorio cumplimiento, dictados por los países.
  2. Nuevos patrones de conducta de los clientes, por variación en los hábitos de consumo. Unos marcados por cambios en el poder adquisitivo de las personas y otros sencillamente por nuevos hábitos adquiridos como parte de las medidas que tuvimos que implementar durante la cuarentena.

Considerando todos estos elementos, en mi artículo 2 Estrategias necesarias para aprovechar las OPORTUNIDADES detrás de la CRISIS te mencionaba dentro de las estrategias defensivas, la importancia de los AJUSTES. Y dentro de los ajustes te hablaba de la necesidad de revisar y ajustar los procesos de la empresa.

Por ello hoy quiero dedicar mi artículo a  hablarte de los elementos que debes tener en cuenta para optimizar y adecuar los procesos de tu organización a la nueva situación.

¿Qué es un PROCESO?

Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas, o que interactúan y que transforman elementos de entrada en resultados.

Dentro de las organizaciones van a existir básicamente tres tipos de procesos, los cuales está asociados a los tres Niveles de la Organización:

1) Los procesos estratégicos

2) Los procesos operativos o medulares que son todos aquellos relacionados directamente con la fabricación del producto o la prestación del servicio.

3) Los procesos de apoyo que son todos aquellos necesarios para la operatividad del negocio, pero que no tienen incidencia directa en la venta del producto o prestación del servicio.

Revisando y Adecuando mi EMPRESA

La revisión y adecuación OPERATIVA de tu empresa a la nueva realidad será posible, a través de 6 pasos que te permitirán revisarla y definir lo que requiere para que ella opere. Pero ¿cuáles son estos 6 pasos?:

  1. Identificar los procesos del negocio en la actualidad
  2. Definir los procesos críticos
  3. Identificar los procesos prescindibles o innecesarios en la nueva operacion
  4. Analizar y optimizar los procesos que se mantienen
  5. Identificar los nuevos procesos que debes incorporar en la empresa para adecuar la oferta de productos y/o servicios
  6. Identificar los recursos necesarios para llevar adelante los nuevos procesos en la empresa.

Como puedes evidenciar de los 6 pasos señalados, solo cinco se refieren a los PROCESOS ya que el sexto si bien indirectamente se relaciona con estos es específico de los recursos.

En ese sentido en este artículo voy a desarrollar solo los 5 primeros y de alli el título de esta entrega y dejaré el punto No. 6 relativo a los recursos para un artículo siguiente.

1) Identificando los procesos “actuales” de mi negocio

PREGUNTA: ¿Qué procesos desarrolla mi empresa actualmente?

Para revisar los procesos, debemos partir por conocerlos. En ese sentido, si tu empresa tiene claramente identificados, definidos y documentados los procesos que llevaba adelante, tendrás definido lo que yo llamo EL HACER de tu negocio y eso te dá la ventaja, por cuanto tu trabajo consistirá en revisarlos a fin de identificar si los mismos son necesarios en la realidad actual.

Si aún no tienes identificados tus procesos, te invito a hacerlo, para lo cual puedes revisar mi articulo ¿Cómo aplicar el Enfoque de Procesos al definir el HACER de mi empresa?

2) Definiendo mis procesos críticos

PREGUNTA: ¿Cuáles son mis procesos críticos?

Es claro que todo proceso es importante, porque de lo contrario, en teoría, no existiría. Todos los procesos de alguna forma contribuyen al funcionamiento de la operación de nuestra empresa.

Pero dentro de las organizaciones existen unos procesos que llamamos críticos. Los procesos críticos son aquellos que hacen que nuestro negocio siga funcionando. El concepto de criticidad está vinculado a la operación y no necesariamente al largo plazo.

Los procesos críticos “no pueden caer”. Y su caída no tiene que ver con la importancia de su contribución en la mayoría de los casos, sino con la capacidad de volver a ponerlos en línea o incluso con el costo que implica esa caída.

Estos procesos críticos son los que deben mantenerse en medio de la contingencia, porque son los que harán posible tu operación mínima viable.

Debo acotar que en el momento actual estos pudieran haber cambiado y eso es importante identificarlo aquí. Es importante que definas los procesos críticos en la situación actual y en la nueva realidad.

3) Identificando los procesos que deben mantenerse en la nueva realidad

PREGUNTA: ¿Qué procesos deben mantenerse en la nueva realidad? y ¿Cuáles son prescindibles?

La nueva realidad, exigirá adecuar el hacer de tu empresa, con lo cual muy probablemente algunos de los productos o servicios que brindabas no sean requeridos en la nueva realidad y posiblemente se requieran otros, que tu empresa este en posibilidades de ofrecer.

Es importante que analices con objetividad y que identifiques que productos o servicios debes prescindir, que procesos implicaba el prestar esos servicios o producir esos productos y que recursos asociados quedarían disponibles.

Al identificar los procesos prescindibles, presta especial atención en identificar si los mismos son o no críticos y si estos tenían relación con otros procesos que deberán mantenerse, ya que de ser así no podrán eliminarse, sino que deberán adecuarse.

Pensar en dar de baja procesos que llevábamos adelante y que fueron exitosos probablemente nos entristezca, pero recordemos la importancia de ser resilientes en el momento presente. Tengamos presente que ahora la clave está en aprovechar las oportunidades y no cerrarse a los cambios. Oportunidades habrá en todos los sectores económicos, así que a adecuarse.

4) Analizando y optimizando los procesos que se mantienen:

PREGUNTA: ¿Están los procesos optimizados actualmente o pueden mejorarse?, ¿Qué acciones debes llevar adelante para mejorarlos?

La optimización tiene como objetivo mejorar el resultado en aquello que hacemos. Por tanto, la optimización de los procesos trata de establecer acciones de mejora en aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto y/o servicio que ofrecemos en nuestra organización.

Si bien la revisión y optimización de procesos debe ser una tarea constante en la empresa. El momento presente nos exige ser más críticos y realizar una revisión de los procesos que llevamos adelante para identificar si en ellos existen oportunidades de mejora, y en dicho caso implementarlas.

A través de la optimización de procesos el objetivo es lograr la excelencia en los producto y/o servicio que ofrecemos a nuestros clientes, con el fin de: satisfacer plenamente sus necesidades mediante la creación de valor  y a demás aportar valor a nuestra organización al lograr eficiencia y eficacia mediante la optimización en el uso de recursos.

5) Identificando los nuevos procesos que debemos incorporar en la empresa para adecuar la oferta de productos y/o servicios

PREGUNTA: ¿Qué nuevos procesos es necesario implementar o incorporar en tu empresa para adecuar la oferta de productos y/o servicios de la empresa a la nueva realidad?

Así como debemos prescindir de procesos no necesarios, adecuarnos a la nueva realidad va a requerir incorporar procesos nuevos y aquí llego el momento de identificarlos y definirlos con el fin de determinar los recursos (humanos, financieros, de infraestructura y materiales) que se requerirán para llevarlos adelante.

Recordemos que para incorporar nuevos procesos en la organización es necesario evaluar la viabilidad de ellos. Esto solo será posible mediante un análisis exhaustivo de las condiciones del negocio y de la posibilidad de asegurar los recursos requerido para tal fin.

Sin embargo, como ya te indiqué arriba, LA GESTION DE RECURSOS PARA LA NUEVA REALIDAD será materia de una nueva entrega.

Espero que la información aquí brindada te sea de utilidad para ir adecuando tu negocio a la nueva realidad y que desde ya comiences a actuar en el nuevo entorno y en el nuevo mercado.

No quiero finalizar sin recordarte que esta evaluación de los procesos que se debe realizar hoy será una práctica que deberemos implementar en los negocios con cierta frecuencia, ya que este nuevo normal con seguridad no durará mucho tiempo y va a requerir a los negocios adecuarse.

“Si deseas verdaderamente entender algo, intenta cambiarlo.”

Kurt Lewin

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