Hoy quiero hablarte de una herramienta de Gestión clave en cualquier negocio, no importa el tamaño que tenga y me refiero a LA PLANIFICACION.
A lo largo de mi experiencia en la gestión de PYMES he podido ser testigo de como los negocios se gestionan sin PLANIFICAR. Muchos a pesar de ello han logrado convertirse en empresas exitosas pero las cuales no proyectan su verdadero potencial, por cuando se gestionan día a día al mejor estilo de “como vaya viniendo vamos viendo”.
Al adentrarme en estas organizaciones he podido descubrir que la gran mayoría de las veces las empresas no planifican motivado a tres razones
- NO EXISTE CLARIDAD en el equipo directivo (socios, gerentes y líderes) sobre los beneficios reales que obtendrían con la planificación.
- Existe la ERRADA CREENCIA que la planificación es solo aplicable a empresas de gran tamaño y que por ser sus negocios medianos o pequeños no hace falta hacerla.
- Los Directivos de las empresas llevan sobre sus hombros el desarrollo de actividades propias de la ejecución y por lo tanto NO DISPONEN DE TIEMPO para ocuparse de atender elementos propios de la gestión.
Para LOGRAR hay que PLANIFICAR
Las empresas no son en nada diferente a las personas y en ese sentido quiero que te detengas a pensar, ¿Cuántas veces previo el inicio del año te has fijado METAS o PROPOSITOS que sencillamente queda en los primeros días del año?, ¿te has preguntado por qué?, ¿sabes a que se debe que no los hayas logrado?.
Las razones son múltiples, pero la razón principal que origina el que no cumplas tus metas o propósitos esta en que NO TE PLANIFICAS PARA LOGRARLOS y lo mismo ocurre en tu empresa.
HABLEMOS DE PLANIFICACION
Según la Real Academia Española, se entiende por planificación al plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado.
La definición anterior nos permite identificar tres elementos:
- Un Plan General,
- La Necesidad de que esté Organizado para
- Que permita obtener un Objetivo.
Así pues a través de la planificación será posible que identifiques las acciones que debes desarrollar en tu empresa y la forma o secuencia en la cual debes llevarlas adelante con el fin de lograr los objetivos deseados que te conducen a la meta que te has planteado.
PLANIFICAR es Identificar acciones a ejecutar y los recursos requeridos para su ejecución, con el fin de lograr los objetivos que conducen a la meta»
Cristina Rodriguez Wulff
TIPOS DE PLANIFICACION
En las empresas hay básicamente dos tipos de planificación: La planificación Operacional y la Planificación Estratégica
Planificación Operacional:
La planificación operacional se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada área operacional. Entre sus características están:
- Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica.
- Es conducida o ejecutada por los gerentes de las organizaciones
- Trata con actividades normales programables.
- Maneja información interna y externa.
- Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
- Cubre períodos cortos.
- Está orientada hacia la administración de recursos.
- Sus parámetros principales son la efectividad y la eficiencia.
Planificación Estratégica:
A este tipo de planificación, Steiner la define así: “la planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados”.
La planificación estratégica tiene las siguientes características:
- Permite establecer claramente EL SER del negocio (la misión y valores de la organización), como principio básico que la rige.
- Debe ser motivada y dirigida por el nivel directivo de la organización.
- Para definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de investigación y análisis interno y externo.
- Es un sistema que tiene la capacidad de autoreproducción y organización.
- Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo ya que ocurre continuamente e involucra a TODOS los actores de la organización.
- Siendo que se dirige a analizar las posibles coyunturas en las actividades, hace énfasis en identificar la prelación de actividades, es decir a definir que precede y preside la acción.
- Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos.
- Rechaza la posición reactiva para adoptar una posición proactiva, es decir actúa anticipadamente sin esperar actuar como consecuencia de un resultado.
- Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los competidores.
- Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales como son los planes estratégicos de largo plazo; los programas a mediano plazo, los planes operativos y presupuestos a corto plazo.
En este enfoque de planificación se realizan planes estratégicos o planes de acción, los cuales son los que permiten definir las acciones, concretar las estrategias y las distintas herramientas a utilizar para lograr los objetivos de la empresa. Para su elaboración se tienen las siguientes etapas:
La planificación estratégica usa varias herramientas básicas que permiten alcanzar las metas propuestas. Algunas de ellas son: Análisis FODA, Hoja de verificación, estratificación, diagrama de causa – efecto, diagrama de PARETO, histograma y matriz de selección.
ES MOMENTO DE ACTUAR
Si bien lo ideal al iniciar cualquier negocio es realizar una planificación estratégica, mi interés con este artículo es el de sensibilizarte sobre la importancia que el PLANIFICAR tiene para tu empresa.
Por ello si ves que la PLANIFICACION ESTRATEGICA es compleja y no tienes posibilidades de buscar apoyo para realizarla, te animo al menos a que te actúes e inicies la realización de una PLANIFICACION OPERATIVA para tu empresa.
Si estas decidido a PLANIFICAR y te gustaría tener una guía para hacerlo, te invito a que accedas al siguiente enlace, me dejes tu correo electrónico y te compartiré un ebook en el que comparto»6 Pasos para lograr una Planificación de Negocios Exitosa»
Por cada minuto que dediques a tu planificación, ahorraras 6 minutos en su ejecución.
Jeroni Calafell