En mi artículo 7 Principios para la Gestión de tu Pyme te explicaba la conveniencia que tenía para las PYMES el aplicar los principios de gestión de la calidad con el objetivo de que logren optimizar sus resultados. Como complemento a lo ya indicado en ese artículo, hoy quiero compartir contigo tres elementos, que muchos omiten y que a lo largo de mi experiencia en PYMES considero clave en la marcha de los negocios.
- La Comunicación
- La Documentación
- El Enfoque de Procesos
Si eres emprendedor reciente o dueño de una pequeña empresa, puede que al leerlos pienses que estos aspectos no son necesarios para tu empresa, por cuanto son característicos de las empresas mas grandes. Si este es tu pensar, déjame decirte que estas equivocado!.
Los tres aspectos que he mencionado arriba son esenciales para cualquier negocio, no importa el tamaño que tenga. De hecho si tu negocio es pequeño, mas bien cuentas con ventaja, por cuanto definirlos y/o considerarlos se hace particularmente sencillo, pero…….¿por qué son esenciales?, a continuación te lo explico.
La Comunicación
¿Cuántos problemas tenemos a diario por fallas en la comunicación?, ¿cuántas veces dejamos de transmitir la información necesaria “suponiendo” que la otra persona la conoce?. Al igual que en nuestra vida personal, en las empresas la comunicación es un elemento fundamental para lograr éxito en los negocios y el líder (emprendedor o empresario) es el principal responsable de definir una estrategia para lograr una comunicación efectiva.
En las empresas hay básicamente dos tipos de comunicación la interna (aquella que se da entre los miembros de la empresa, en el día a día a través de reuniones formales, conversaciones de pasillo y herramientas más formales como correos electrónicos, memorándums, manuales, etc.), y la externa, que es aquella que se da hacia afuera de la organización básicamente con CLIENTES y PROVEEDORES.
Ambos tipos de comunicación son imprescindibles:
La Comunicación Interna es aquella que te permitirá lograr una empresa sana ya que a través de ella conseguirás que fluya en la empresa la información en los diferentes nivele y que por lo tanto se logre que cada miembro del equipo este informado y se comprometa con las acciones que se siguen en la empresa y con llevar adelante aquellas que le corresponden.
Por su parte la Comunicación Externa es aquella que llega a nuestro CLIENTE y será la responsable de la percepción que el CLIENTE tenga de nuestra empresa. La percepción que el cliente tiene de nuestro negocio es más importante incluso que nuestras acciones, por ello hay que cuidarla ya que esa percepción será para nosotros un arma potente o destructiva, mas incluso que nuestra realidad misma.
En ese sentido, te invito a que de cara tener clara las bases para definir tu estrategia organizacional te preguntes:
Comunicación Interna
- ¿Conocen tus colaboradores el planteamiento estratégico y la estructura de tu organización?
- ¿Saben tus colaboradores cuáles son sus funciones básicas en la empresa?
- ¿Mantienes reuniones mensuales con tus colaboradores?
- ¿Has identificado y reconocido a tus trabajadores que cosas están haciendo bien?
- ¿Has identificado y corregido que cosas están haciendo mal tus trabajadores?
- ¿Has informado a cada trabajador los proyectos en los que esta involucrado y les has indicado las tareas que deben llevar adelante para ejecutarlos?
Comunicación Externa
- ¿Cómo es la interacción con tu cliente?, ¿te preocupas por conocer sus gustos y necesidades?
- ¿Procuras acompañar a tu cliente durante su proceso de decisión y aclaras sus dudas?
- ¿Mantienes contacto con tu cliente después de realizada la entrega del producto o servicio adquirido?
- ¿Procuras conocer los comentarios de los clientes en relación a su experiencia con el proceso de ventas de tu empresa?
- ¿Cómo gestionas las quejas y reclamos?, ¿te esfuerzas por dar respuesta rápida y adecuada?
Puede que muchas de las respuestas a esas preguntas sean, negativas y eso no importa, porque lo más probable es que no te hayas puesto a pensar antes en esto.
Cuando los negocios son pequeños y/o somos empresarios con poca experiencia es común no anticiparnos a considerar muchas de estos aspectos, y actuamos buscando las respuestas y/o las soluciones a las situaciones a medida que se nos presentan.
Ahora llego el momento de actuar en IDENTIFICAR y DEFINIR aspectos claves para tu negocio, los cuales una vez organizado te permitirán gestionar tu empresa con acciones concretas que te permitan optimizarla.
La Documentación
Ya en el artículo ¿por qué debo documentar mi empresa? he comentado la importancia de la documentación para las empresas y acá voy a recordarlo una vez más.
El hecho de que la idea del negocio se mantenga en cabeza del emprendedor o empresario representa una desventaja enorme para cualquier organización.
Si bien en sus inicios, la figura del hombre/mujer orquesta es la que saca adelante los emprendimientos, al materializar la idea concebida por los emprendedores hasta llevarla a la etapa de empresa en marcha. Llega un punto en el cual se hace imprescindible profesionalizar las organizaciones, lo que exige buscar profesionales con competencias en diferentes áreas que apoyen al emprendedor o empresario en la marcha del negocio.
Si seleccionamos adecuadamente las competencias de las personas que contratamos para desempeñar funciones dentro de nuestras empresas, seguramente nos aseguraremos que estas posean las capacidades técnicas que requerimos para llevar adelante nuestros negocios. Sin embargo, el tener las capacidades técnicas no es suficiente para que el desempeño de estas personas en nuestra empresa o emprendimiento se traduzca en exitoso, ya que es necesario que los profesionales que se integren a nuestra empresa tengan claro hacia donde deben dirigir los esfuerzos de sus áreas funcionales a fin de alinearlos con el propósito de lograr los Objetivos de la organización y con ello cumplir la misión de la empresa.
En ese momento, en el cual se incorporan a las empresas nuevos miembros, resultaría muy conveniente que estuvieran documentados (escritos) al menos los elementos que definen la estrategia del negocio, ya que esto facilitaría la formación de equipo de trabajo entre el empresario y los nuevos miembros de la organización, al permitir que todos se alineen con la idea del negocio.
Tristemente es una realidad que bien por falta de tiempo, por no considerarlo importante o porque sencillamente no nos gusta, NO ESCRIBIMOS. Por ello es común encontrarse con empresas en marcha sin nada documentado.
Para ORGANIZAR hay que DOCUMENTAR, y en ese sentido, no hace falta ser un experto para DOCUMENTAR, sencillamente basta con sentarnos a plasmar en el papel todo lo que tenemos en mente en relación a nuestra empresa y/o negocio, de allí que el la Documentación sea por mi considerada como la segunda clave para cualquier negocio, así que toma lápiz y papel y comienza a documentar.
El Enfoque de Procesos
El Enfoque de Procesos, es uno de los principios de la Gestión de la Calidad y el mismo es una excelente forma de organizar y gestionar las actividades de trabajo de cada empresa, con el fin de que mejoren la eficiencia y eficacia de los negocios, a través del logro de los objetivos de las empresas con reducciones importantes en los costos.
Mediante el Enfoque de Procesos, las empresas se gestionan como un sistema que se forma mediante una red de procesos y sus interacciones. Todos los procesos están relacionados formando una red global (el negocio) y a pesar de que cada uno de ellos identifique o represente a una unidad funcional todos unifican sus enfoques hacia las metas de la organización.
Gracias al Enfoque de Procesos, cada miembro de la organización no solo conoce sus funciones, sino que sabe como ellas impactan en la organización y puede identificar los demás actores de los procesos que integran el negocio.
Para definir los Procesos de tu empresa, puedes ayudarte identificando EL HACER de tu negocio, allí tendrás que identificar las distintas actividades que deben desarrollarse dentro de tu empresa, para convertir las entradas (imputs o materiales) en las salidas requeridas (productos y/o servicios) y con esto podrás ver con claridad la interacción de todos los procesos de tu negocio.
Espero que la información de este artículo te sea de utilidad para analizar cada uno de estos elementos claves dentro de tu empresa, diagnosticar su presencia o ausencia, y con ello poder definir estrategias para potenciar su presencia en tu negocio.
Si conoces algún otro elemento que consideras clave dentro de la operación de tu negocio, me encantaría que lo comentaras aquí, te leo!
No esperes mas Organiza tu PYME y Optimiza tu negocio.
“Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa que dar el mejor de los usos a unos recursos que son escasos y siempre tendrán usos alternativos”.
Ana Cabezas
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