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A pesar de que todos somos conscientes de la célebre frase de Heráclito “Lo único constante en la vida es el cambio” nunca estamos preparados para ellos, y así tanto en la vida personal como en las empresas somos presa del miedo y hasta caemos en pánico cuando ocurren hechos o nos encontramos ante situaciones desconocidas, no previstas que nos generan incertidumbre.

Definiendo la Incertidumbre

La incertidumbre es aquella falta de consistencia, precisión o exactitud de la información que no nos permite predecir la realidad que nos rodea, causando por tanto inseguridad y duda.

Aunque la incertidumbre es un enemigo de la estabilidad de la organización, nunca se elimina por completo, bien porque surgen situaciones internas no previstas o porque el entorno en que se mueve la empresa cambia a gran velocidad: la competencia puede hacer giros importantes en sus estrategias, llegan las crisis económicas y muchas otras circunstancias que están fuera de control del empresario.

Siendo que la incertidumbre es una realidad para los negocios, es necesario que las organizaciones aprender a vivir con ella, como parte de la dinámica competitiva de hoy. Cabe entonces preguntarse ¿cómo puedo adecuar mi empresa para vivir con la incertidumbre?

Reduciendo la Incertidumbre

A pesar de la imposibilidad de eliminar la incertidumbre, en las empresas es posible REDUCIRLA.

Toda empresa tiene dos conjuntos de variables: las variables que controla (factores internos) y las variables que no controla (factores externos), por lo que las acciones para reducir la incertidumbre deben considerarse en ambos contextos.  

1)Reduciendo la Incertidumbre Interna:

En la enorme mayoría de las PYMES la incertidumbre interna, es causada por dos razones:

a)La “carencia de información”:

Tal y como mencione en mi artículo, 3 Elementos Claves para la Gestion de tu Empresa, es muy común que en las organizaciones existan fallas en la comunicación. La falta de comunicación se traduce en desinformación lo que genera estrés entre los miembros de la empresa.

Siendo esto una realidad, queda evidente que es posible reducir la incertidumbre si la empresa y/o negocio cuenta con un plan de comunicación en el que se asegure suplir la carencia de información entre los distintos miembros y niveles del equipo de trabajo.

En este contexto, disponer de herramientas de comunicación e incentivar su utilización resulta crucial para que la información necesaria la manejen todos en la empresa y este al alcance de quien la necesite.

b)La falta de Planificación:

Planear es básico porque en una empresa hay tareas, productos y servicios que se realizan y tienen que ser cumplidas de una manera coordinada, utilizando los recursos de forma más eficiente. Sin embargo, a pesar de su importancia, la planificación es pocas veces considerada necesaria en las PYMES.

El mayor problema que sufre un proceso de trabajo es que aquello que nunca se planeó termine ocurriendo, causando a la empresa pérdidas no sólo dinero sino de tiempo valioso que nunca se puede recuperar.

Cuando realizas una planificación te anticipas a todo lo que puede salir mal.

Planear bien es manejar lo mejor posible las variables que sí puedes controlar y pensar en todos los escenarios para adaptarse a las variables que no puedes controlar.

2)Reduciendo la Incertidumbre Externa:

Como ya he mencionado, es una realidad el que las empresas no viven en una burbuja. De hecho, existen como parte de una comunidad, en la que tienen responsabilidades.

Como consecuencia de pertenecer a esta comunidad, están sujetas a factores externos que inciden en ellas de manera favorable o desfavorable. Los factores externos que tienen el mayor efecto sobre las empresas son los jurídicos, políticos y económicos.

Es muy importante conocer todo aquello sobre lo que la empresa tienen poca o ninguna interferencia, pero que influyen mucho en los resultados de la compañía. Y no basta conocerlo, es necesario precisar el impacto que los cambios de estos factores tendría en nuestra empresa, ya que al dejar de ser desconocidos su efecto perjudicial pierde poder por ser previsible y como consecuencia de ello se reduce la incertidumbre.

La definición de Escenarios como estrategia para reducir la incertidumbre

La definición de escenarios conlleva a las empresas a concentrarse en imaginar las múltiples alternativas futuras que pueden darse.

Al definir escenarios se parte de analizar los eventos en curso o aquellos que se considere tienen posibilidad de ocurrir con el fin de evaluar el impacto que tendrian en la empresa.

La definición de escenarios involucra tres circunstancias:

  • La mas favorable: Aquella cuya ocurrencia es mas conveniente al negocio.
  • La razonable: La que tiene mayor posibilidad de ocurrir en el momento de la evaluación.
  • La más desfavorable: Aquella cuya ocurrencia es mas perjudicial al negocio.

A partir de los escenarios estaremos en capacidad de generar estrategias, tener claridad sobre los recursos necesarios en cada caso y evaluar inversiones posibles para cada una de los contextos evaluados.

6 Pasos para PLANIFICAR POR ESCENARIOS

Una vez comentada la necesidad de realizar una Planificación en la empresa como medida para reducir la incertidumbre interna y de haber expuesto la conveniencia del análisis de escenarios como medida adicional para mitigar la incertidumbre, queda mas que evidente el echo de la conveniencia que tiene en los negocios el realizar una PLANIFICACION POR ESCENARIOS.

Ante lo cual surgiría la pregunta ¿cómo hacerla?, para lo cual te presento a continuación los 6 Pasos que puedes seguir para desarrollarla.

6 Pasos para PLANIFICAR POR ESCENARIOS
  1. Selecciona los factores o fuerzas externas: Selecciona varias fuerzas externas e imagina los cambios relacionados que puedan impactar la empresa. Aquí se busca identificar discontinuidades en el entorno externo de la empresa, lo que se logra mediante el “Análisis del Entorno” (Environmental Scanning).
  2. Conforma el GRUPO DE TRABAJO: Conforma un GRUPO DE TRABAJO, un equipo de personas (3 a 5) dependiendo del tamaño de la empresa, quienes, a partir de la información del Análisis del entorno, entrevisten a expertos dentro y fuera de la empresa y desarrollen visiones alternativas del futuro con todos los eventos que pudieran conducir hacia ese futuro.
  3. Plantea Escenarios: Para cada cambio dentro de un factor o fuerza seleccionado, describe tres escenarios futuros para la empresa (el mejor, el peor y el razonable) que podrían ocurrir como resultado de cada cambio.
  4. Plantea Estrategias Potenciales: Define que podría hacer la empresa, o cuáles podrían ser las estrategias potenciales, en cada uno de los tres escenarios para responder a cada cambio.
  5. Identifica Estrategias de Consenso: Identifica las estrategias o consideraciones sobre las que el grupo tenga consenso y que respondan a los posibles cambios externos.
  6. Selecciona los cambios externos más probables: Aquellos que puedan afectar a la empresa dentro de un período específico de tiempo. Para cada uno de los cambios seleccionado, identifica las estrategias más razonables que debería ejecutar la empresa para responder a dicho cambio.

Importante considerar

Para que la Planeación por Escenarios tenga sentido es importante que los escenarios que se definan sean independientes de nuestras decisiones. Debe quedar muy claro que la idea con éste sistema de planeación es presentar diferentes maneras de cómo posiblemente podría cambiar el mundo exterior a nuestra empresa, en algún momento dentro de un segmento de tiempo, nos guste o nó.

Por consiguiente, debemos evitar la tentación, muy popular aún, de usar la planificación por escenarios para solucionar el problema de encontrar, por ejemplo, la mejor decisión que maximice las utilidades esperadas de la empresa.

Espero que este artículo te sea de utilidad para comenzar desde ya a planificar por escenarios en tu empresa con el fin de que logres reducir la incertidumbre.

“El general que gana la batalla hace mil cálculos en su templo antes de luchar. El general que pierde hace solo unos cuantos cálculos de antemano”.

SUN TZU

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