Uno de los mayores retos que se nos presentan a los dueños de negocio es el de desarrollar la capacidad de anticipar los resultados esperados en nuestra empresa.
A través de la capacidad de anticipación, nos será posible gestionar de manera eficaz los recursos de nuestro negocio, asegurándonos que los mismos sean asignados de manera eficiente en las actividades que nos llevan hacia las estrategias definidas para conseguir los objetivos trazados.
El desarrollar la capacidad de anticipación desde la perspectiva financiera, se plasma dentro del “presupuesto”. Es por ello que la palabra “presupuesto” viene justamente de pre-suponer y esto en materia financiera nos lleva a plantearnos ¿cuáles serán las actividades o movimientos que se desarrollarán en un periodo futuro y definir su costo?
¿Por qué es tan importante definir un presupuesto?
Si bien el presupuesto es una de las herramientas necesarias para desarrollar el Plan Financiero del cual te hable en mi artículo 6 Planes para tomar acción en tu Pyme su importancia primordial radica en que el mismo sirve de guía y brinda claridad a la organización.
Sin el presupuesto, la organización es como un barco a la deriva, lo que conllevaría a desarrollar las actividades de manera improvisada ante te las distintas circunstancias que se presentarán.
Y es que la idea principal de desarrollar un presupuesto va más allá de correr un conjunto de partidas numéricas, su objetivo es mostrar de manera numérica, un plan que incluya estrategias, políticas y acciones a seguir.
¿Qué es un presupuesto financiero?
El presupuesto financiero es un plan integrador que permite planificar la administración y ejecución de los recursos financieros con los que cuenta una empresa de acuerdo a las operaciones planeadas en un periodo determinado de tiempo, con la finalidad de que la empresa alcance los objetivos planteados por la dirección.
Y, ¿por qué se dice que es un plan integrador?, la razón es que el presupuesto financiero es lo que pudiéramos llamar un presupuesto maestro al que llegamos mediante la elaboración de presupuestos individuales de las distintas áreas de la empresa, como lo son: el área comercial, el área de mercadeo y ventas, el área de operaciones, el área de administración y cualquier otra que pudiera existir.
De lo anterior se desprende que el presupuesto financiero es una herramienta de gestión estratégica mediante la cual se busca el control administrativo de la empresa, a partir del cual se realizan pronósticos y proyecciones de diferentes elementos del negocio.
10 Ventajas que trae a tu empresa el elaborar un presupuesto financiero
Ya te he comentado que es un presupuesto financiero y su importancia como herramienta fundamental en la gestión empresarial y ahora quiero contarte los beneficios y consecuencias que brindan a cualquier negocio el desarrollo de un presupuesto, los cuales van más allá de la dimensión financiera per se ya que implican a toda la gestión empresarial en general.
Las principales ventajas son:
1. Brinda a la dirección una visión integral de las operaciones y resultados permitiendo tomar decisiones oportunas basadas en información certera del negocio.
2. Traduce los objetivos de la empresa en acciones concretas, especificando los recursos y actividades requeridas para llevar a cabo el plan estratégico del año presupuestado.
3. Permite medir la eficiencia de los responsables de cada área de la empresa al otorgarles responsabilidad tanto operativa como financiera para la gestión de sus respectivos departamentos.
4. Facilita el control administrativo y obliga a realizar evaluaciones periódicas de la gestión empresarial.
5. Fomenta una estructura correcta determinando responsabilidad y autoridad de cada uno de los miembros de la organización.
6. Ayuda al manejo financiero de la empresa.
7. Compromete a mantener un archivo de información histórica documentada que será la base para analizar tendencias para futuros presupuestos.
8. Permite conocer con anticipación los excedentes o faltantes de fondos lo que permitirá determinar con claridad cuando será conveniente recurrir a la obtención de préstamos.
9. Permite conocer con anticipación los beneficios o pérdidas esperadas por la implementación de las estrategias definidas para lograr los objetivos establecidos, y con ello aplicar los ajustes necesarios.
10. Motiva a la planeación y seguimiento oportuno de la situación de la empresa.
Los 10 Beneficios que te he indicado, sin duda alguna denotan que el presupuesto es una guía, un plan estratégico mediante el cual puedes :
- detectar y corregir errores pasados,
- planificar nuevas inversiones o acciones de innovación.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la base del éxito de cualquier presupuesto radica en “la información”, con eso te quiero decir que es fundamental es que cuentes con información correcta y en tiempo real, no solo para su desarrollo; sino para su análisis, ya que solo a partir de ellas podrá asegurarse la toma las decisiones oportunas y adecuada.
Igualmente es importante recordar que el presupuesto no concluye con su levantamiento o definición, por lo contrario su levantamiento o definición es tan solo el inicio, ya que el mismo exige un procedimiento de comparación periódica de los resultados obtenidos contra lo presupuestado para identificar y medir desviaciones, ya que esto es lo que permitirá agregar valor al negocio a través de una mejor planeación, seguimiento, evaluación y control.
Por último quiero dejarte con una reflexión final y es que cuando una compañía tiene bien definido su presupuesto financiero tendrá más posibilidades de alcanzar sus objetivos y obtener ventajas competitivas en un mercado cada vez más exigente. Por ello te invito a que si aún no lo has hecho tomes acción y te decidas a realizar un presupuesto para tu negocio.