Desarrollar un emprendimiento o llevar adelante un negocio, es el primer paso de un camino de aventuras.
Si bien todos comenzamos por diseñar un producto o servicio que nos apasiona y que sin duda alguna nos ayuda a resolver un problema o necesidad de nuestros clientes potenciales, la realidad es que por más que logremos un servicio exitoso, nuestro negocio no va a ser sostenible en el tiempo a menos de que sea rentable y que logre la liquidez que necesita para operar.
Un negocio será rentable, siempre y cuando logre los ingresos necesarios para cubrir sus necesidades operativas y con ello lograr sostenerse, y para tener claridad en la rentabilidad de nuestro negocio es necesario asumir su control financiero.
A pesar de que somos conscientes de la importancia que tiene para los dueños de negocio asumir el control muchas veces no contamos con las herramientas necesarias para logra anticipar los resultados esperados de nuestro negocio, esa que nos permitirá proyectar su rentabilidad y con ello tomar decisiones efectivas al lograr la tan deseada claridad financiera. Entre esas herramientas, de las cuales te hablo se encuentra el presupuesto financiero.
El Presupuesto Financiero como herramienta de control
El presupuesto financiero, no es mas que la expresión financiera del plan operativo de un negocio para un período de tiempo.
En pocas palabras es el que nos permite traducir en números las operaciones de nuestro negocio, esto lo convierte en la herramienta que nos permitirá proyectar qué tan rentable es nuestro negocio.
Aunque quizá pueda parecer sencillo, su desarrollo es para muchos un reto que se asume más fácil si se tienen en cuenta algunos conceptos claves en su estructura.
Vamos a comenzar por recordar que previo al desarrollo de un presupuesto, es importante que conozcas:
- Los ingresos, costos y gastos de períodos anteriores y sus tendencias de comportamiento
- Los objetivos que desea lograr en tu negocio para el período que voy a presupuestar
- Los ingresos esperados para el período a presupuestar y los costos y gastos asociados a lograrlos
Cómo organizar el presupuesto de tu negocio
El presupuesto financiero de cualquier negocio deberá contar tres secciones fundamentales:
1. Ingresos:
Representan todo lo que entra en tu negocio bien por las actividades propias del negocio (venta, prestación de servicio o comercialización), o bien por otros conceptos no relacionados con la actividad del negocio.
Para fines de levantar el presupuesto de tu negocio, debes analizar de qué forma te conviene presentar o agrupar la información de los ingresos de tu empresa.
Por ejemplo si tienes un emprendimiento de servicios podrías agrupar los ingresos por prestación de servicio:
- Por tipo de clientes: Particulares y Empresas.
- Por tipo de servicio: Consultoría, Cursos, Entrenamientos in company, Libros, etc.
- Por localización geográfica de los clientes: Nacionales o Extrajeros
2.Costos y Gastos Fijos:
Son costos y gastos que tu negocio paga previsiblemente mes a mes y que son necesarios para que tu emprendimiento siga funcionando. Como su nombre lo indica tienen un monto fijo y son muy fáciles de estimar.
Estos rara vez varían o cambian al definir nuevos objetivos o metas para el negocio, salvo que las nuevas metas demanden mayor capacidad de infraestructura.
Algunos ejemplos son:
- Alquileres de oficinas, locales o depósitos
- Servicios profesionales (contador, abogado, diseñador, etc.)
- Sueldos (acá deberías incluir tu sueldo mensual)
- Servicios públicos o utilities (Luz, Internet, Agua, Limpieza, Teléfono, etc.)
3. Costos y Gastos Variables:
Son aquellos que pueden variar en cantidad y en el importe a pagar todos los meses, ya que generalmente están asociados a eventos, sucesos o al desempeño del negocio.
Algunos ejemplos son:
- Salarios de personal asociado a la actividad principal del negocio (estos varían dependiendo de los ingresos)
- Contratación de servicios profesionales para trabajos puntuales
- Gastos de publicidad por lanzamientos o campañas
- Refrigerios
- Organización de eventos (siempre que no sea la actividad principal de tu negocio)
- Impuestos mensuales
- Comisiones por uso de pasarelas de pago
- Asesoramiento Legal para actividades especiales
Armando el presupuesto
Al integrar los elementos que identificamos de Ingresos, Costos y Gastos Fijos y Costos de Gastos variables, ya estaremos en capacidad de armar el presupuesto financiero de tu negocio, siguiendo para ello la siguiente estructura.
Ingresos – Costos y Gastos Fijos – Costos y Gastos Variables = Resultado del Negocio
3 Posibles Resultados de un Presupuesto
Una vez obtenido el presupuesto financiero, su lectura te llevará a entender si tu negocio es rentable o no, según el Resultado del Negocio obtenido.
- Si el Resultado de tu negocio es positivo (es decir mayor a cero) significa que tu negocio es rentable, ya que te permite pagarte un sueldo y cubrir todos los gastos necesarios para lograr su desarrollo habitual del negocio.
- Si el Resultado es igual a cero significa que tu negocio está en lo que se llama el “punto de equilibrio”, en donde todos los ingresos por venta son iguales a todos los costos y gastos requeridos para la operación. En este punto no estás ganando dinero, pero tampoco lo estás perdiendo porque tu negocio puede cubrir todos los costos y gastos necesarios.
- Si el Resultado es menor a cero significa que tu negocio no es rentable y que si no realizas algún cambio en el mismo (aumentando las ventas o disminuyendo los costos y/o gastos) podrías no poder afrontar todos los gastos del negocio y eso te llevaría a tener que cerrarlo en un futuro cercano.
Cómo podrás ver, el armado de un presupuesto resulta una sencilla y facil una vez tienes identificados los elementos que integran tu presupuesto, pero a la final es la clave para conocer la situación financiera de tu negocio y determinar si el mismo es rentable o no y por consiguiente si se puede mantener en el tiempo.
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Robert Heinlein«No hay obra que termine dentro del plazo o del presupuesto fijado».