El poder de los checklist en tu empresa

Recuerdo la historia de una empresa que organizaba eventos y siempre, siempre el mismo día del evento el encargado de protocolo andaba como loco, cubriendo detalles pendientes, que se habían pasado por alto, situación que generaba un estrés innecesario que perfectamente podía haberse evitado haciendo una lista de verificación o checklist.

Un checklist o lista de chequeo es un formato que se diseñan para verificar que se cumplan determinados requisitos o controles en alguna actividad o tarea que se desarrolle y a mi me gusta mucho desarrollarlos a actividades repetitiva, porque allí el valor de su uso aumenta, al garantizar la consistencia en la actividad.

Cómo un checklist puede ayudar a mi empresa

A través de los checklist:

1. Se reducen errores provocados por olvido o falta de atención ya que todo lo que se debe hacer para desarrollar la actividad va a estar detallado, solo hay que seguir la lista como una receta.
2. Se asegura la consistencia y la precisión en la realización de una tarea, lo que nos permite asegurar que los pasos que seguiremos para desarrollar una tarea serán siempre los mismos y que los elementos que utilizaremos para llevarla adelante serán siempre los mismos.

De qué formas puedes utilizar un checklist en tu negocio

Aunque no lo creas, diariamente todos utilizamos los checklist en nuestra vida, un ejemplo clásico será un listado de tareas pendientes o la lista de compras que utilizamos para comprar en el supermercado semanalmente, y así como nos resulta útil en nuestra vida personal, su uso en los negocios es particularmente más poderoso, pero ¿para qué usarlos?, a continuación te listo los cinco principales usos.

1. Como herramienta de control de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso,  por ejemplo en las legislaciones de varios países los expedientes del personal dentro de las empresas, deben cumplir con la custodia de determinados documentos de carácter obligatorio como lo son la solicitud de empleo, el contrato de trabajo, la identificación del colaborador, su constancia de afiliación al sistema de salud, etc. Para asegurar que no se deje por fuera ningún documento, puedes apoyarte en el diseño de un check list y colocarlo en la contraportada de cada expediente, con ello al abrirlo sabrás si está completo o si algo hace falta.
2. Como herramienta de para dejar constancia de los puntos inspeccionados como parte de la verificación de un proceso o actividad. Seguramente en algún momento fuiste a baños públicos que detrás de la puerta, tenían una lista en la que la persona que habia cumplido la faena de aseo debía colocar su firma, fecha y hora. Esa hoja de control se diseñó como checklist, para dejar registro de que sea había revisado que hubiera papel sanitario, hubiera papel para el secado de manos, las papeleras tenían capacidad libre e incluso el estado de limpieza del baño, todos puntos de control dentro de un proceso.
3. Para verificar o examinar artículos y certificar si los mismos están o no libres de errores, un ejemplo sería las etiquetas de inspección con código, que colocan los operadores que controlan la calidad de productos. ¿alguna vez has encontrado etiquetas pequeñísimas en prendas de vestir? o quizá algún artículo que al abrir lleve una etiqueta que indique Inspeccionado por. Esas etiquetas de control son generadas como medida de control de listas de verificación, una vez que los artículos han pasado satisfactoriamente los controles de calidad.
4. Para verificar o examinar el cumplimento de los pasos de un proceso. Hace un par de años trabajé en una firma de abogados que se dedicaba a la práctica Civil – Mercantil, como parte del proceso de registro de Sociedades, los documentos debían pasar por varios actores secretarias – pasantes y mensajeros. Para controlar el proceso y el documento, diseñamos un checklist en el cual cada actor dejaba constancia de que el trámite habia pasado por su punto de registro, así se aseguraba que todos los documentos fueran avanzando, incluso el checklist diseñado nos permitió ir más allá de controlar el cumplimiento del proceso, ya que al incorporarle fechas pudimos medir los tiempos de respuestas y consecuentemente la eficiencia en la gestión de cada involucrado.
5. Como instrumento para recopilar datos necesarios para una determinada actividad y aquí el checklist se asemeja a un formulario de levantamiento de información, como pudiera ser una solicitud de empleo o una encuesta de satisfacción que usemos para pasar a nuestros clientes.

Como puedes ver el uso de los checklist es amplio dentro de los negocios, y me atrevo a asegurar que al llegar acá ya tienes visualizados muchos checklist que pudieras desarrollar en tu empresa, para facilitar la ejecución y el desarrollo de varias actividades o procesos, por lo que no quiero cerrar este artículo sin antes compartirte lo que debes tener en cuenta antes de desarrollar un checklist, si deseas que el mismo sea EFECTIVO y que no se convierta en un papel sin sentido que lejos de contribuir al negocio lo cargue con más actividades.

5 Aspectos a considerar para desarrollar un Checklist EFECTIVO

Al momento de desarrollar un checklist para cualquier proceso, tarea o área de tu empresa, es importante que tengas en cuenta ciertos aspectos, con el fin de que realmente logres un documento que resulte de provecho para tu negocio.

Antes que nada déjame decirte que es muy importante que las listas de control sean:

1. PERTINENTES, es decir que se diseñen ajustadas a las necesidades de cada empresa y sean levantadas a partir de la manera como la empresa desarrolla sus procesos o actividades. El objetivo es hacerlas como traje a la medida.
2. RELEVANTES, es decir que sean necesarias para apoyar la gestión de alguna tarea, actividad o proceso dentro del negocio.  
3. PRECISAS, es decir que incluyan solo los aspectos que puedan aportar datos de interés para la empresa y/o sus procesos.
4. CLARAS y SENCILLAS, que su formato y estructura sean fácil de comprender y de llenar, sin necesidad de recurrir a instructivos.
5. DIVULGADAS, es decir que sean comunicadas, explicadas y puestas a disposición de todos los que hacen vida en la empresa, en especial de aquellos responsables de su uso y quienes sin duda obtendrán mayor valor con su implmentación.

Puedo concluir indicando que:

Un checklist es una herramienta poderosa para reducir los errores por olvidos, omisiones o falta de control en las actividades y procesos rutinarios de cualquier negocio.

El diseño de los checklist es sencillo, ya que solo se requiere conocer a detalle la actividad o proceso para el cual se desarrolla.

Su implementación dentro de cualquier empresa es muy fácil, ya que no generan exceso de actividades y los responsables pueden ver claramente sus beneficios.

Espero que este artículo te resulte útil para utilizar esta poderosa herramienta dentro de tu negocio. Si deseas desarrollar un checklist en tu negocio y aún tienes dudas, nuestra plantilla, 8 Pasos para hacer un check list, puede ayudarte, escríbenos y con gusto te la compartimos, totalmente gratis.

Enamórate del proceso y los resultados llegarán

Anónimo

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