En mi artículo 3 Elementos Claves para la Gestión de tu empresa, hacía mención a la Comunicación, la Documentación y el Enfoque de Procesos como elementos claves en la marcha de los negocios por cuanto permiten a las empresas alinear y dirigir efectivamente las acciones y los esfuerzos de sus integrantes hacia el objetivo estratégico planteado y hoy quiero dedicar este artículo enfatizar los beneficios y ventajas que el Enfoque de Procesos genera a las empresas y a mostrarte como definir los PROCESOS de tu empresa a través del HACER de tu negocio.
El Enfoque de Procesos, es uno de los principios de la Gestión de la Calidad y el mismo es una excelente forma de organizar y gestionar las actividades de trabajo de cada empresa, con el fin de que mejoren la eficiencia y eficacia de los negocios, a través del logro de los objetivos de las empresas con reducciones importantes en los costos.
BENEFICIOS DEL ENFOQUE DE PROCESOS
Mediante el Enfoque de Procesos, las empresas se gestionan como un sistema que se forma mediante una red de procesos y sus interacciones. Todos los procesos están relacionados formando una red global (el negocio) y a pesar de que cada uno de los procesos identifique o represente a una unidad funcional todos unifican sus enfoques hacia las metas de la organización.
Gracias al Enfoque de Procesos, cada miembro de la organización no solo conoce sus funciones, sino que sabe cómo ellas impactan en la organización y puede identificar los demás actores de los procesos que integran el negocio.
Todo suena muy bien, pero quizá conocer los beneficios no lo es todo, porque puede rondar tu mente la pregunta ¿que ventajas específicas lograría en mi empresa al aplicar el enfoque de procesos?
VENTAJAS DEL ENFOQUE DE PROCESO PARA MI EMPRESA
Para cualquier empresa, el hecho de que los empresarios comprendan el enfoque de procesos y lo apliquen les da ventaja sobre otros negocios para conseguir mejoras que les permitirán grandes ventajas, siendo a mi jucio las 4 principales:
• Garantizar que los clientes estén satisfechos con los productos y/o servicios que reciban, porque a través de los procesos se asegura que se siga “la receta” por la cual conseguirán recibir siempre lo mismo.
• Aumentar las ventas por la calidad de los productos o servicios ofrecidos y por haber logrado clientes fieles.
• Reducir ineficiencias y retrabajo al definir los responsables y actores de cada proceso en cada etapa, así como al haber identificado y eliminado posibles retrabajos.
• Mejorar la rentabilidad, al reducir los costos asociados a mermas y pérdidas por errores.
Para aplicar en tu empresa el ENFOQUE DE PROCESO es necesario que partas por definir sus Procesos, para ello puedes ayudarte identificando EL HACER de tu negocio.
EL HACER DE MI EMPRESA
A través de El HACER de tu empresa lo que se busca es que identifiques lo la manera como opera tu negocio, es decir que identifiques las distintas actividades que deben desarrollarse en el, para convertir las entradas (imputs) en las salidas requeridas (productos y/o servicios) y luego analizar la interacción de todos los procesos del negocio.
Al identificar los procesos que tú empresa realiza, es importante que establezcas cuáles procesos son “medulares” (claves) y describas los procedimientos de como se llevan adelante.
PROCESO Vs. PROCEDIMIENTO
Creo importante hacer un alto acá y enfatizar la importancia de no confundir proceso con procedimiento ya que con mucha frecuencia se tiende a utilizar ambos términos como sinónimos cuando realmente no lo son.
¿Qué es un proceso?
Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas, o que interactúan y que transforman elementos de entrada en resultados.
Dentro de las organizaciones van a existir básicamente tres tipos de procesos, los cuales está asociados a los tres Niveles de la Organización:
1) Los procesos estratégicos
2) Los procesos operativos o medulares que son todos aquellos relacionados directamente con la fabricación del producto o la prestación del servicio.
3) Los procesos de apoyo que son todos aquellos necesarios para la operatividad del negocio, pero que no tienen incidencia directa en la venta del producto o prestación del servicio.
¿Qué es un procedimiento?
El procedimiento, es la descripción de actividades y/o tareas que se realizan para desarrollar un proceso.
Como parte del procedimiento, se debe definir ¿qué se hace?, ¿cómo se hace? y ¿a quién le corresponde la tarea?.
Así puedes notar que un procedimiento es una parte de un proceso, por lo tanto los procesos pueden tener varios procedimientos.
A continuación te dejo un grafico para que lo veas mas claro.
¿Cómo DEFINIR EL HACER de mi negocio?,
La respuesta es simple, EL HACER de tu negocio puedes trabajarlo a partir de identificar “Lo que haces” es decir, los procesos y el “Cómo lo haces” es decir los procedimientos
Definiendo “Lo que hago”
Parte de identificar los distintos procesos de la organización y para cada uno:
Identificar el Objetivo que se persigue con su realización,
Evaluar si el mismo es un proceso Operativo / Medular o de Apoyo,
Identificar los Imputs o entradas necesarias para realizarlo
Identificar los Outputs o salidas esperadas, es decir los productos o servicios que obtendremos como resultante del proceso, los cuales están destinados a SATISFACER AL CLIENTE interno o externo.
Identificar los recursos o factores necesarios para realizar el proceso, esto incluye las personas, materiales, infraestructura, etc. requeridos para su realización.
Definiendo “Como lo hago”
Para definir el Como lo hago, debes partir de cada proceso e identificar para el:
• Los procedimientos, las actividades y tareas que lo integran. Recuerda que los procedimientos son los mas generales y las tareas son las más específicas.
• Asignar cada a cada tarea las áreas de trabajo y/o departamento encargadas de ejecutarlas.
• Identificar lo que debemos tener para realizar la actividad (los inputs o entradas requeridas)
• Asignar el responsable de cada tarea
Después de leer lo anterior, de seguro notaste que el trabajo es bastante, por lo que quizá te surja la pregunta ¿debo trabajar el hacer de todos los procesos de mi empresa?, la respuesta es definitivamente no y en ese sentido mi sugerencia es que te enfoques en definir EL HACER para tus procesos medulares o aquellos que sean clave para tu negocio.
«La planificación de la calidad consiste en desarrollar los productos y procesos necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes.»
JOSEPH M. JURAN
2 comentarios
Excelente definición, muy bien marcada y enmarcada, la sutil diferencia pero conceptualmente distintas entre *Proceso* y * Procedimiento*. Motivo por el cual muchos empresarios y emprendedores fallamos en el logro de los objetivos deseados reiteradas veces haciéndose ésta una constante.
Gracias por tu comentario Manuel, me alegro que te sea de utilidad el articulo y su contenido. Ciertamente diferenciar un Proceso de un Procedimiento es clave para aplicar el enfoque de procesos en una empresa, sin embargo no es nada complicado lograrlo, como todo es cuestión de implementar.