Uno de las preguntas que recibo con mayor frecuencia a través de los correos en estos días es ¿cómo puedo sacar a mi negocio adelante en las circunstancias actuales?.
Si eres seguidor de mis artículos, sabrás que en varios de ellos he hecho mención a la importancia que tenemos los empresarios de desarrollar la capacidad de anticipación.
La verdad es que ¡no somos capaces de anticiparnos!, en condiciones normales, esto nos perjudica, pero el contexto actual nos perjudica aún más, ya que debemos ser reactivos y tomar decisiones en medio de un entorno cambiante para poder hacer frente a las situaciones que se van presentando con el fin de lograr que nuestro negocio subsista.
¿Te suena familiar esta situación?
Hacer frente a las situaciones y adecuar nuestro negocio, ciertamente muestra una capacidad desarrollada de Resiliencia, sin embargo, es desgastante, ya que implica ir actuando como apaga fuegos……. con lo cual definimos estrategias y llevamos adelante acciones sencillamente a partir de lo que nos parece.
Veo muchas empresas que, en las circunstancias actuales, han optado por llevar adelante una reducción de gastos, lo cual es comprensible e incluso lógico y yo les pregunto:
¿esa decisión de reducción de gastos se tomo en base a que criterios?,
Es cierto que es necesario optimizar nuestro negocio, y los gastos es una forma, pero , ¿evaluaste otras alternativas para tu negocio como por ejemplo desarrollar nuevas líneas de productos o servicios requeridas en el contexto actual?.
Para que un negocio, funcione y que como empresarios contemos con claridad y enfoque y la seguridad de haber evaluado todas las estrategias posibles para él es necesario detenernos y reflexionar sobre su futuro y los objetivos que pretendemos alcanzar con él y que los evaluemos en el contexto en que nos encontramos.
Si deseamos tomar decisiones acertadas en nuestras empresas, es fundamental asegurarnos de que disponemos de la información que nos permita seleccionar las estrategias más convenientes para nuestra organización, analizando: sus objetivos, sus fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y sus recursos. Solo así podremos adoptar las decisiones que nos garantizarán la subsistencia de la organización y quizá hasta su crecimiento.
Es una realidad que cuando las circunstancias cambian de forma brusca y no prevista hay que continuar tomando decisiones y alineando los recursos con los objetivos de la organización; probablemente más que nunca.
PLANIFICA para definir las estrategias más convenientes
Si eres lector de mis artículos, sabrás que hago siempre énfasis en valernos de la Planificación como herramienta fundamental para poder enfocar y dirigir los recursos de los negocios hacia el logro de los objetivos que se desea alcanzar.
Ahora bien, siendo que las decisiones que se deben tomar actualmente involucran a la organización en conjunto, como un todo y no solo a una parte de ella. Para toda empresa o negocio en el momento actual, sin importar su tamaño o la etapa en la que se encuentra, la herramienta CLAVE para definir las estrategias más convenientes es la PLANIFICACION ESTRATEGICA.
En circunstancias normales la PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA, constituye la herramienta por excelencia para tomar decisiones y alinear a toda la organización, y sus recursos, con los objetivos que se desean alcanzar.
En tiempos de crisis el contar con ella resulta más provechoso, ya que es en épocas de crisis donde se marca la diferencia con las empresas de la competencia.
Cualquier empresa saldrá favorecida, siempre que sea capaz de beneficiarse de la situación identificando los factores de éxito y anticipando la estrategia.
El proceso de planificación estratégica proporciona a los empresarios y dueños de negocio el contar con:
- objetivos definidos, claros y ajustados
- pautas para estudiar su mercado
- planes organizados: de ventas, organizacionales, etc.
- claridad en las necesidades financieras y acciones para lograrla
- el estudio de distintos canales de comercialización
- herramientas de mercado y comunicación adecuadas y convenientes para el logro de los objetivos.
7 ETAPAS PARA DESARROLLAR UNA PLANIFICACION ESTRATEGICA
El desarrollo de una planificación estratégica puede realizarse en 7 etapas, a continuación te las presento y de manera resumida te indico el objetivo que se persigue con cada una:
ETAPA 1: Preparación
Esta es etapa está caracterizada por la puesta a punto de la organización y la alineación de la misma para el desarrollo de la planificación estratégica. Antes de comenzar a desarrollar tu plan estratégico, primero debes asegurarte de:
- Tener clara la motivación para hacerlo.
- Corroborar que la organización está lista para este proceso.
- Definir el equipo de trabajo e involucrar a las personas relevantes.
- Promover la planificación entre los miembros de la organización
- Organizar el trabajo de planificación.
ETAPA 2: Identidad
Esta etapa consiste en conocer las generalidades del negocio, las cuales están circunscritas en la definición de el SER del negocio o la filosofía empresarial.
Aunque pudiera resultar trillado esta etapa es fundamental porque recordemos que es ella la que va a orientar la toma de decisiones y las directrices estratégicas.
ETAPA 3: Diagnóstico
El diagnóstico es importante para que sea posible entender el contexto en que la empresa está insertada y, de esa forma, sean identificadas las acciones más adecuadas para alcanzar los objetivos planteados.
La realización del diagnóstico implica un análisis en tres niveles: Análisis de contexto, Análisis del entorno y Análisis interno, y sus herramienta de apoyo son la matriz FODA y el análisis CAME
ETAPA 4: Definición
En la etapa de Definición, llega el momento de poner en el papel a dónde necesita llegar el negocio, es decir definir los objetivos y precisar los datos o elementos que indicarán que los mismos se han conseguido.
La definición de objetivos es el punto crítico de toda planificación, ya que son ellos el norte que orienta toda acción, de allí la importancia en su definición clara.
Al momento de definir objetivos, se debe procurar que los mismos sigan la metodología SMART, acrónimo en inglés para sus siglas: eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo definido.
ETAPA 5: Acción
Concluido el plan estratégico, ahora hay que traducirlo a planes de acción concretos. Para cada uno de los objetivos, para conseguirlo es importante definir:
- Las acciones concretas y procesos que se realizarán.
- Los responsables de las tareas.
- Los responsables que velarán porque se avance en tiempo y forma.
- Los recursos necesarios.
- Las fechas y plazos en que se trabajará.
Es importante recordar que el plan de acción es lo que viabiliza el logro de las metas y objetivos definidos, con base en un cronograma y en la definición de responsables.
Esto significa que es necesario definir qué actitudes tomar y delegarlas a quién va a ejecutar cada una de ellas.
Recuerda que tener esa información documentada puede ser el diferencial entre una estrategia exitosa y una que se ejecute con dificultad o que genere problemas, por lo que debes estar muy atento a esta etapa.
Como no todo puede ser prioridad, es fundamental organizar las acciones para que ellas ocurran por orden de importancia. Con eso, lo que sea más simple o urgente debe ser realizado primero.
ETAPA 6: Evaluación
Ahora que se tiene claro lo que se desea lograr y como se hará, es importante crear un sistema que permita:
- Controlar el avance
- Evaluar resultados
El sistema estará conformado por indicadores que permitirán conseguir información para medir los resultados que se van alcanzando.
ETAPA 7: Seguimiento y Análisis
La etapa de seguimiento y análisis consiste en analizar la información obtenida, producto de la evaluación y aplicar los correctivos y ajustes necesarios a los que hubiera lugar a fin de optimizar la planificación.
Recordemos que todo es cambiante y las empresas son afectadas, por múltiples hechos y factores, de allí la importancia de un seguimiento periódico y recurrente.
Espero que la información que te he brindado en este artículo te lleve a la reflexión y te motive a desarrollar una Planificación Estratégica para tu negocio, si aún no lo has hecho.
A pesar de que por el nombre pudiera parecer intimidante, créeme que no lo es, de hecho no hace falta ser un experto para ejecutarla, cualquier empresario puede decidirse y llevarla adelante o delegarla inclusive a miembros de su organización.
Si deseas una herramienta que te sirva de guía para actuar, puedes apoyarte en nuestro Workbook de 12 Pasos para desarrollar una Planificación Estratégica, el cual te lleva de la mano para accionar las 7 ETAPAS en 12 sencillos pasos que trabajarás en una plantilla de trabajo.
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No planificar es planificar el fracaso
Proverbio Chino