La Estructura Organizativa en las PYMES: ¿por qué y cómo definirla?

En mi artículo 3 Elementos claves para la gestión de tu Pyme, compartí contigo tres elementos, que muchos omiten y que a lo largo de mi experiencia en PYMES considero clave en la marcha de los negocios: La Comunicación, la Documentación y el Enfoque de Procesos. Hoy, como parte de las actividades que debes llevar adelante con el objeto de Organizar tu emprendimiento y/o empresa, quiero hablarte sobre la definición de la estructura organizativa.

Desde el momento de su creación toda empresa posee una estructura organizacional, la cual puede no estar documentada, pero existe. En las primeras de cambio quizá solo en la cabeza del empresario y a partir de ella se circunscribirá la forma como se desarrollan las actividades dentro de la empresa.

La Falta de ESTRUCTURA un error común

Aunque es mucho lo que se ha escrito en relación a la organización de las empresas como aspecto propio de la gestión y de la dirección, y como elemento primordial del ordenamiento de los negocios; la falta de establecimiento de una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL a así como de las definiciones y cargos en las cuales se circunscriben el desarrollo de las funciones y actividades que desarrollan sus miembros, continúa siendo una debilidad en muchas PYMES.

Cuando se establece una empresa, sea grande o pequeña, pocas veces se planifica cómo organizarla. Es decir, se nos olvida CONCEBIR LOS ACTORES que conformarán un equipo de trabajo, los cuales garantizarán el alcance de los objetivos de la empresa, mediante el desarrollo de las actividades y funciones propias de sus cargos.  

¿Por qué ES NECESARIO DEFINIR UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA?

Erradamente se tiende a pensar que la definición de una estructura organizativa es un aspecto de mero formalismo y que es un objetivo de “forma” que fortalece la imagen de la empresa; sin embargo, la realidad va mucho mas allá, por cuanto gracias a ella es posible:

• Formalizar los flujos de autoridad y decisiones dentro de la empresa, por cuanto permite tener claridad en quienes ejercen la autoridad y quienes poseen los niveles de delegación y aprobación para las distintas actividades que se ejecutan en la organización.
• Establecer los niveles jerárquicos de la organización y facilitar su puesta en práctica, lo que permite a  los actores de la empresa, identificar con claridad el rol que juegan dentro de la organización, sus funciones propias y la aportación de estas en el producto y/o servicio.
• Facilitar la adecuada comunicación y coordinación de los integrantes de la organización, con el fin de que las funciones desarrolladas se alineen a lograr los objetivos que se persiguen.

¿Cómo DEFINIR LA MEJOR ESTRUCTURA?

Aunque después de expuesto lo anterior la necesidad de una estructura es clara; el pensar en definir LA MEJOR ESTRUCTURA, no es tarea fácil. Esto se debe a que la estructura organizativa no viene en una talla única, ya que la misma va a depender de las características particulares de cada empresa.

Así como es muy difícil que dos humanos sean completamente iguales, lo mismo sucede en las empresas. Una empresa no necesariamente se parece a otra aunque estén enmarcadas en el mismo sector  y empleen  la misma tecnología de producción e incluso una estructura productiva similar.

Siempre existirán factores diferenciadores, algunos de índole cuantitativa, como: número de trabajadores, nivel de venta, utilidad, estructura de los activos o cuotas de mercado. Y otros de índole cualitativa como pueden ser los relativos a la fuerza de trabajo:

• su composición (personal profesional, técnico u obrero)
• su grado de pertenencia a la organización y la motivación
• su relación con los líderes y directivos

Las diferencias arriba expuestas y cualquier otra, lleva a concluir que a pesar de existir principios básicos para definir la estructura organizativa de las empresas, así como estructuras típicas la mejor estructura para cualquier organización dependerá de:

• su tamaño y forma,
• de quiénes son sus miembros,
• de lo que está establecido y
• de hasta dónde se quiere ir.

Y en ese sentido es importante tener claro que la estructura de una organización, no es rígida, puede cambiarse y modificarse de acuerdo a las diferentes etapas por las que pasan las empresas durante su vida, las cuales señale en mi artículo ¿Conoces en que etapa se encuentra tu PYME?

Así pues, el reto para cualquier organización es encontrar la estructura que más se adapte a su carácter, miembros, tiempo y lugar.

Elementos a considerar al diseñar una ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Sin importar el tamaño de tu organización, si deseas desarrollar una estructura para ella, es importante que tengas en cuenta que en toda empresa existen con seguridad cuatro grupos de interés que deben ser satisfechos y quizá hasta un quinto grupo, y estos deben ser considerados para el correcto funcionamiento de cualquier empresa.

Y con el fin de avanzar en el establecimiento de una estructura organizativa para tu PYME, tu primera tarea es identificarlos.

Pero, ¿a qué grupos me refiero?

Los dueños o accionistas :Los accionistas o dueños de una empresa buscan la retribución de su inversión, para lo cual requieren información sobre el rendimiento de su inversión y otros datos financieros de interés que le permitan tomar decisiones, y ¿cómo logramos esto, pues a través de a consideración de un área de Finanzas y Contabilidad.

Los clientes:  Cualquier tipo de empresa es creada para satisfacer las necesidades de un mercado específico. Los clientes requieren conocer una oferta de valor y confiar en ella. Para esto, se requiere que toda empresa cuente con un área enfocada en definir cómo llegar a ellos, pero sobre todo que contribuya en crear relaciones duraderas y satisfactorias entre la empresa y el cliente. El área responsable de esta interacción con el cliente, comúnmente es  la de Ventas.

El Mercado (Productos y/o Servicios): Este es un grupo intangible que está conectado al final con la experiencia del cliente. Principalmente se encarga de garantizar la oferta de los productos o servicios adecuados para satisfacer las necesidades del consumidor, y también de mantener esa oferta vigente.

En esta área, que se sugiere sea la de Mercadeo y Operaciones, se genera la práctica técnica de evolución y mejora continua de los productos y/o servicios, y se identifica la oferta de valor al mercado (el precio de lo que ofrecemos): el diferenciador que hará que los clientes se decidan por esta opción y sobre la cual trabajará la organización, pero también debe generar el mantener vigente su presencia en el mercado a través del tiempo.

El Recurso Humano: En la búsqueda de crear esa propuesta de valor a nuestros clientes a través de los productos y/o servicios es imprescindibles que toda empresa cuente con el mejor talento. Incluso, que el futuro crecimiento de los colaboradores vaya de la mano con el de la empresa, por lo que un área de Recursos Humanos es fundamental en la nueva compañía para atraer y desarrollar al talento.

Otros: Dependiendo del tipo de organización y de los requerimientos que deba cumplir, posiblemente se deben considerar adicionalmente los cuatro grupos arriba indicados a los proveedores y/o a los entes reguladores como factores adicionales, y lo menciono para que se tenga en cuenta en el caso de que aplique para tu PYME.

Una vez que se han identificado los grupos, el siguiente paso es establecer la manera en la que se debe estructurar la empresa, es decir, identificar cómo se le dará un servicio a cada uno de los actores arriba señalado, lo cual será objeto de otro artículo.

Sin embargo, con los grupos identificados, ya se tiene gran parte del trabajo realizado, y si se desea, se estará en capacidad de poder iniciar una conversación con un experto responsable de cada grupo de interés (Finanzas, Ventas, Operaciones y Recursos Humanos), y crear una práctica exitosa de alineación y articulación de ofertas de valor, para garantizar la sostenibilidad del negocio y a demás asegurar la continuidad de cualquier empresa.

«La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso».

Peter Drucker

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