Se acerca el cierre de un nuevo año y con él el cierre fiscal de muchos de los negocios y es en este momento cuando los dueños de la inmensa cantidad de empresas que no han asumido el control de la gestión financiera y contable se colocan las manos en la cabeza y comienzan a correr para poder “conseguir” la información que necesitan para cumplir con las obligaciones fiscales.
La falta de orden en la gestión financiera y contable
Si bien hay emprendedores y dueños de negocio, organizados y ordenados a los que les gusta llevar todos sus papeles en orden desde el minuto cero, esa no es la realidad del empresario promedio.
Comúnmente los empresarios tienes una enorme dificultad para llevar una gestión financiera y contable ordenada e inteligente, bien por falta de tiempo para atenderla o porque no consideran que esta es la prioridad del negocio. Al fin y al cabo deben dedicarse a encontrar clientes y a vender para poder subsistir.
El manejo financiero y contable común en las PYMES
A lo largo de mi experiencia trabajando con Pymes, me he conseguido con las siguientes formas de manejo de la gestión financiera – contable:
- NO TIENEN NADA: Hay quienes no cuentan con absolutamente nada, reciben dinero por venta y pagan para honrar costos y gastos sin dejar ningún registro que soporte la actividad y sin tener ningún proceso definido que les permita evaluar la gestión real del negocio. Estos dueños de negocio viven constantemente a la deriva sin poder conocer realmente la realidad de su empresa.
- CUENTAN CON UN CONTADOR EXTERNO QUE PREPARAN DECLARACIONES: Existen dueños de negocios que tienen como único sistema de control financiero contable una caja o una carpeta en la que colocan las facturas que después llevan a un contador, para que prepare la declaración de renta a partir del registro de las transacciones generadas por los comprobantes. Porque consideran que es suficiente con presentar las declaraciones exigidas para no incumplir requisitos fiscales.
- MANEJAN LAS FINANZAS DESDE UNA HOJA DE CÁLCULO QUE NO USAN REGULARMENTE Y AL FINAL TERMANAN APOYANDOSE EN UN CONTADOR EXTERNO PARA LA GESTIÓN FISCAL: Estos empresarios conscientes de la importancia de atender la gestión financiera – contable del negocio, han realizado esfuerzos por implementar un proceso de manejo financiero – contable, sin embargo muchas veces lo comienzan pero no lo continúan o son inconstantes en el registro de la información, por cuanto carecen de un proceso sistematizado y fácil de seguir.
¿Te identificas con alguno de estas situaciones?
El momento de tomar conciencia
No existe una regla específica para generalizar en que momento cada empresario toma conciencia de la necesidad de cambiar su situación, ya que como en todo hay quienes son más reactivos y otros más proactivos.
Los reactivos:
Buscan ayuda cuando tienen el agua al cuello y NECESITA cambiar la realidad.
A veces porque tienen que enfrentar una inspección de la administración tributaria y se ven impedidos de justificar sus movimientos u operaciones, o bien porque están en puerta del final de un año fiscal y no desean caer en incumplimiento en la presentación de sus obligaciones ante la autoridad tributaria, por lo que toca poner orden.
Los más proactivos:
Llegan preocupados por no poder encontrar las causas de su estancamiento. A pesar de estar convencidos de manejar negocios rentables, saben que las cosas no marchan como como deberían, no tienen claro lo que hay que hacer, pero están dispuestos a aplicar los cambios que sean necesarios.
La realidad es que sean reactivos o proactivos todos tienen algo en común: No incluyen dentro de su plan de negocios una estrategia contable y financiera inteligente y acorde a la realidad.
¿Hay solución?
¿Se pueden ordenar estas empresas que parecen estar hundidas en el caos más absoluto?
Por supuesto que sí., soy fiel testigo de empresas que lo han logrado y hoy en día son casos de éxito y contrario a lo que quizá piensas no lo han logrado a partir de la implementación de un sistema de gestión contable.
Sencillamente han decidido comprometerse y han definido un proceso para la gestión financiera contable de su negocio.
Sin embargo, debo ponerte sobre aviso, el camino para ordenar la gestión financiera contable de una empresa no tiene soluciones mágicas y muchas veces no se logran de la noche a la mañana, contrario a lo que muchos piensan.
Ordenar la contabilidad de tu negocio implica un gran compromiso por parte de la empresa. Ya que como bien te indique requiere establecer procesos lo que exige muchas veces cambiar prácticas arraigadas durante años en la organización y eso CUESTA.
Pero si estás dispuesto y convencido en dar el salto de calidad y empezar a gestionar tu negocio de manera inteligente, teniendo toda la contabilidad y las finanzas bajo control, bien vale el esfuerzo y mientras mayor sea tu compromiso, más rápido empezarás a ver resultados.
Para ayudarte a lograrlo, a continuación te comparto 6 acciones en las que debes centrar tus primeros pasos:
- Decidirte a llevar libro de registro de transacciones diarias (entradas y salidas).
- Separar tus cuentas personales de las de la empresa.
- Terminar con la fuga de información, asegurándote de que TODAS las operaciones diarias de entradas y salidas se registren
- Dejar de sufrir gestionando múltiples cuentas, centraliza.
- Fija tiempo a final de cada mes para evaluar cuánto ganaste o perdiste, es importante medir resultados.
- Apóyate en un contador para que evalúes acciones para optimizar el pago de impuestos.
Espero que este artículo te resulte de utilidad y despierte en ti el deseo de convertirte en un empresario proactivo dispuesto a asumir el orden y control de la gestión financiera contable de su negocio.
Si tienes tiempo tratando de implementar en tu empresa un proceso para manejar de manera efectiva su gestión Financiera – Contable y deseas ayuda, contáctanos y agenda tu sesión pre-diagnóstica gratuita.
Me despido hasta una nueva entrega
«La sabiduría consiste en saber cual es tu siguiente paso, la virtud en llevarlo adelante»
David Starr Jordan