7 Areas funcionales que toda Pyme debe tener

El reto de cualquier emprendedor es sin duda alguna convertirse en empresario, logrado que lo que nació como una idea, se desarrolle hasta consolidarse en una empresa madura con un funcionamiento óptimo.

Lograrlo dependerá ciertamente de que el emprendedor desarrolle habilidades directivas y de liderazgo y que logre organizar su empresa a través del desarrollo de una serie de áreas funcionales necesarias para el funcionamiento óptimo de la organización, pero ¿a qué áreas funcionales me refiero?

Cuando hablo de áreas funcionales, me refiero a todas las áreas que encontramos en las pymes y que se integran mediante un sistema de actividades bien engranado. TODAS estas áreas en conjunto le permitirán a la empresa alcanzar los objetivos estratégicos planteados, lograr su misión e ir tras la visión.

Las áreas funcionales se encuentran circunscritas en tres niveles básicos: Nivel Estratégico, Nivel Operativo y Nivel de Apoyo y las mismas no nacen desde el inicio, sino que se conforman a medida que la empresa pasa por las diferentes etapas que mencioné en mi artículo ¿Conoces en que etapa se encuentra tu pyme?.

¿Cuáles son las áreas presente en la etapa inicial (puesta en marcha) de una empresa?

Muy probablemente, al emprender tu empresa en su etapa de puesta en marcha, te encuentres solo como hombre o mujer orquesta o quizá tengas pocos trabajadores y colaboradores y por lo tanto no cuentes con una estructura organizacional clara. Lo común en esta etapa es que tú o tu equipo le presten atención a 3 actividades:

• Coordinar las operaciones para producir el bien o servicio y lograrlo.
• Conseguir clientes y establecer con ellos una relación con el fin de vender el producto o servicio.
• Facturar y controlar el ingreso, para mantener tu pyme en marcha.

Sin duda alguna para mantener tu empresa a flote, por un tiempo, mantendrás tu foco en estas actividades básicas, haciendo mayor énfasis en unas u otras dependiendo de el tipo y sector de tu negocio.

Una vez que como empresario logres llegar a la etapa de funcionamiento regular, es decir, logres facturar lo necesario para “mantenerte a flote”, llega el momento comenzar a ORGANIZAR TU PYME.

En este momento deberás dedicar tiempo a pensar en cómo mejorar, para lo cual debes buscar ordenar las tareas y actividades, y así eliminar el desorden y el caos en caso de que existan.

Así que manos a la obra y comienza a crear o definir con detalle áreas funcionales. Algunas como el área contable surgirán de manera “natural”, otras como la relativa a la gestión de la información, tal vez no tanto.

¿Cuáles son las áreas en una empresa idea en una fase temprana (funcionamiento regular y funcionamiento estable)?

Antes de entrar de lleno a detallar las áreas, quiero hacer referencia al concepto de “empresa ideal”. Una empresa ideal no es una empresa perfecta. Cuando hablo de empresa ideal, me refiero a una empresa en la que el empresario y su equipo buscan hacer las cosas bien.

A mi juicio una “empresa ideal” en una fase temprana debe contar con 7 áreas claves a fin de que logre mantener su ritmo de crecimiento y competitividad y a que logre desarrollar la capacidad de responder a los retos del entorno.

Las 7 áreas funcionales claves a las que me refiero son: 1) Dirección, 2) Ventas y mercado, 3) Producción y operaciones, 4) Gestión, 5) Financiera y de tesorería, 6) Recursos Humanos y 7) Contabilidad. Todas ellas pueden circunscribirse en tres niveles arriba referidos de la siguiente manera.

Como ya he mencionado antes, cada empresa tiene sus particularidades, por lo que las áreas pudieran encontrarse reagrupadas de manera diferente en cada pyme, atendiendo a  las características propias de cada una.

I. Áreas en una empresa a nivel estratégico

1.- Dirección

En las primeras etapas, en el área de dirección estratégica la idea es que el empresario y su equipo tengan claro, definido y documentado el ser del negocio, todo lo relacionado con su producto y/o servicio, su relación con el cliente y el valor agregado que genera. Es imprescindible tener claro el rumbo de su empresa y a sus acciones de cara a lograr los objetivos estratégicos. Para ello debes trabajar de cara a:

• Definir, documentar y divulgar la misión, visión y valores.
• Establecer, desarrollar y compartir las directrices y objetivos estratégicos.
• Establecer estrategias de cara a vigilar y analizar el entorno, a fin de anticipar la toma de decisiones.

II. Áreas en una empresa a nivel operativo

2.- Ventas y mercadeo

La segunda área que debes abordar, necesaria para que tu empresa asegure el tránsito a una etapa de madurez y funcionamiento óptimo, es la de ventas y mercadeo.

El área ventas y mercadeo tiene un propósito clave: crear relaciones de valor y satisfacer las necesidades del cliente cumpliendo ciertos estándares de calidad. Para lograr lo antes indicado hay 6 aspectos básicos que debes atender:

• Contar con un proceso establecido para la gestión de venta del producto o servicio.
• Identificar y segmentar a los clientes.
• Desarrollar e implementar campañas comerciales para atraer prospectos y luego implementar fases del embudo de ventas.
• Contar con canales de distribución en lugares estratégicos.
• Llevar adelante gestiones de búsqueda de nuevos mercados.
• Desarrollo de productos / servicios, mediante la creación y mejoramiento de nuevos productos, de cara a mejorar la satisfacción del cliente.

3.- Producción y operaciones

Esta área involucra las actividades relacionadas con la realización del producto o prestación del servicio. Su complejidad va a variar dependiendo del tipo de actividad que desarrolle tu pyme.

Para una pyme estándar, existen 4 aspectos imprescindibles que deben estar presentes en esta área desde sus primeras etapas. Estos son los siguientes:

• Contar con un proceso definido, conocido y documentado de realización del producto o prestación del servicio.
• Disponer de un sistema de control y manejo de inventarios de insumos, materia prima y productos terminados.
• Contar con criterios de selección, clasificación y evaluación de proveedores, a fin de optimizar la gestión de los mismos.
• Contar con planes de actualización de maquinarias y equipos, así como de capacitación del personal operario.

III. Áreas en una empresa a nivel de apoyo

En toda empresa existen áreas que denominamos “de apoyo”. Sin ellas la organización empresarial no puede operar, no puede existir.

4.- Gestión

La gestión en la empresa trata de un conjunto de reglas y prácticas que buscan optimizar el aprovechamiento de los recursos en las organizaciones para que estas alcancen sus objetivos.

Como parte de las actividades relacionadas al área de gestión de la empresa debes considerar las siguientes actividades:

• Descripción de la organización, su estructura funcional y los roles y responsabilidades de cada integrante.
• Estrategias de gestión y administración de la información.
• Estrategias de comunicación dentro de la organización.
• Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios a fin de asegurar la calidad y mejora de estos.
• Aplicación de mediciones e indicadores de gestión para las áreas claves, en especial aquellas relacionadas con el cliente.

5.- Financiera y de tesorería

Otra de las áreas de apoyo que considero clave en las primeras etapas, es la financiera y de tesorería. Junto con la contabilidad, conforman un pilar en todo tipo de organización empresarial ya que ellas son claves para optimizar el flujo de caja y cumplir requisitos legales de la empresa en materia fiscal. En esta hay dos puntos claves:

• Controlar la facturación como elemento base para el cumplimiento de requisitos legales en materia fiscal.  
• Realizar seguimiento a las cuentas por cobrar y aplicar los controles necesarios de cara a las mismas a fin de garantizar un flujo de caja óptimo.

6.- Recursos Humanos

Otra área que, claro está, es parte de una empresa exitosa, es la responsable de recursos humano. Entre los aspectos claves en esta área hay que considerar:

• Contar con Descripciones de cargo que documenten las competencias técnicas y sociales del equipo a fin de garantizar que el personal tiene la calificación suficiente para la tarea que realiza.
• Tener establecido un plan de Incentivos y beneficios como mecanismos formales de motivación al personal.
• Definir procedimientos de Capacitación y formación del personal, a fin: de desarrollar el recurso humano a través del aprendizaje de nuevas habilidades y cubrir brechas en las competencias
• Llevar adelante acciones de cara a asegurar un clima organizacional adecuado que mantenga la motivación y productividad del personal.

7.- Contabilidad

La última área de apoyo necesaria en una pyme es el área contable. A través de la contabilidad, es posible obtener información precisa y real de tu empresa, lo que permitirá la toma de decisiones del negocio en relación con la planificación y el control de tu organización.

Para ello es necesario:

• Contar con un sistema contable confiable
• Definir procesos contable de registro, revisión y auditoria de la información.
• Establecer estrategias de análisis de la información contable y reportes básicos para la toma de decisiones

Comentarios finales

Después de leer este artículo quizá consideres que existen algunas otras subáreas dentro de las que te he señalado, y eso es lo esperado. Sin embargo, en mi experiencia, una pyme en etapa temprana que se administre y gestione sobre la base de las 7 áreas arriba indicadas, puede avanzar con buen pie hasta su etapa de funcionamiento óptimo, en la que la complejidad de las operaciones hará que surjan nuevas áreas.

Si tu empresa se encuentra en su etapa inicial, la información de este artículo te será útil de cara a que tengas claro los próximos pasos y lo que debes llegar a desarrollar.

Si por el contrario tu empresa se encuentra en su etapa  temprana, entonces lo señalado en este artículo te permitirá realizar un diagnóstico de ella, contrastando lo esperado en una pyme ideal con tu forma de trabajar y hacer las cosas en cada área. Al realizar el contraste podrás identificar posibles fallas u oportunidad de mejoras en tu pyme a fin de corregirlas.

«La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso«.

Peter Drucker

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