Organización u Orden: ¿Cuenta mi empresa con ambas?

Uno de los libros que mas he disfrutado leer fuera del ámbito organizacional es el de La Magia del Orden de Marie Kondo.

A través de su libro la gurú del orden, nos muestra su proceso para lograr el orden en los espacios de nuestra casa y de nuestra vida. Sus enseñanzas, se hicieron tan viral que hasta una serie existe en Netflix donde la misma Marie Kondo “transforma” la vida de las personas aplicando su sistema de organización en los espacios de sus clientes.

A pesar de que el libro esta referido principalmente al orden en el hogar, el sistema que Marie Kondo muestra en él, se puede extrapolar a cualquier aspecto de la vida, y es perfectamente aplicable en las empresas de allí a que me resultara tan cautivante.

Como resultado de la aplicación de su sistema, Marie Kondo Organiza y Ordena, palabras que para muchos tienen el mismo significado sin ser realmente lo mismo.

La razón por la cual muchas personas confunden el orden con la organización es porque a menudo aparecen de forma combinada y por ende se asumen como sinónimos.

La eterna confusión entre orden y organización

Para darle mayor claridad a los conceptos, vamos a partir por diferenciarlos:

Organizar es establecer una correspondencia uno a uno entre lugares y significados.

Dicho de otra forma, organizar es asegurar que todo lo que está en un sitio tenga un único significado, y que todo lo que tiene un significado concreto esté en un único sitio. Sin mezclar.

Así el concepto de organización nos circunscribe a dos preguntas ¿qué? y ¿dónde?

Por su parte Ordenar tiene que ver con el establecimiento de estructuras o patrones. De allí podemos encontrar un orden numérico, alfabético, geométrico, estético, etc. Así vemos como el orden representa el cómo detrás del que.

Después de analizados ambos conceptos, podemos notar con claridad como una habitación pudiera estar Organizada mas no ordenada, pensemos en nuestro escritorio: el escritorio estará organizado si todos los elementos que hay en el pertenecen, se corresponden con el, pero estará ordenado si y solo sí los cada uno de los elementos ocupan el espacio dispuesto para él y están puestos de acuerdo al patrón definido para ordenarlo, un ejemplo sería los lápices en el porta lápices, el ordenador sobre su base, la libreta en el cajón, etc.

Si llevamos esta información al ámbito empresarial una empresa pudiera estar organizada, si cuenta con una estructura claramente definida: un organigrama, con departamentos o áreas delimitadas y con actores identificados para el desarrollo de cada una de las funciones.

En una empresa organizada veremos que las áreas o departamentos están claramente identificados y que las funciones y responsabilidades de los mismos están especificadas y que no se solapan, no se mezclan.

Sin embargo, en las empresas el orden va a depender de que se cumplan los procesos de la forma como fueron establecidos, es decir de que se desarrollen el como que se han definido, lo que resulta fundamental para conseguir optimizar en el desarrollo de las actividades.

¿Organización u Orden que se necesita en las empresas?

La respuesta es ambas……

Recordemos que el objetivo de cualquier empresa o negocio es hacer que lo que comenzó como una idea, se consolide y consiga ser sustentable y esto solo se logra en la medida en que la empresa sea eficiente.

Conseguir la eficiencia empresarial requiere que las organizaciones dispongan de una organización clara y coherente donde todos los elementos, y por elementos me refiero a los recursos, estén en donde corresponde y en que estos recursos se utilicen efectivamente, lo que se garantizará en la medida en que los procesos de la organización se lleven con orden, siendo que a través del orden se logrará optimizarlos.

Un error común en el que caemos muchos empresarios es que nos limitamos a organizar nuestros negocios y pensamos que con esto es suficiente y la verdad es que no es así.

Podemos tener la empresa mejor organizada del mundo, pero si los procesos y las formas de trabajo que desarrollan cada una de sus áreas no están ordenados el desarrollo de sus funciones difícilmente estará optimizada.

En la práctica podemos tener empresas con áreas o departamentos organizados que no están ordenados y en contraposición empresas con áreas o departamentos ordenados que no están organizados e incluso combinaciones de organización y orden en si mismo.

Veamos un ejemplo más específico hacia un área empresarial: Analicemos el aspecto financiero, tema que con regularidad trato en mis artículos y post y vamos a analizarlo en 4 escenarios:

Dentro del al área Financiera, vamos a pensar específicamente en la Tesorería (gestión del efectivo).

Empresa organizada y desordenada

Una empresa pudiera mantener organizada su tesorería si mantiene una cuenta bancaria en la que se recibe todo lo que entra o recibe el negocio producto de las ventas y desde la cual se paga todo lo que sale del negocio por los costos y gastos, producto de su operación.

Pero esa misma empresa, puede carecer de orden, al no contar con un sistema claro que garantice verificar que lo que se paga por concepto de los costos y gastos estaba previsto y que es propio de las operaciones necesarias en el negocio. Sin un proceso sistemático y ordenado, no hay certeza de que no se está incurriendo en costos y gastos que no son necesarios.

Una empresa con una gestión financiera organizada y desordenada, es altísimamente probable que pueda ser optimizada, estableciendo procesos y controles que definan el cómo de la actividad.

Empresa desorganizada y ordenada

Una empresa en la cual gestión de tesorería del negocio se mezclen con las finanzas del dueño de la empresa, al no contar con una cuenta que permita su separación o independencia, será una empresa con una gestión de tesorería desorganizada, porque al no existir independencia se mezclan los recursos financieros del dueño del negocio con el dinero que se cobra producto de las ventas y el que se paga por los costos y gastos incurridos en la operación.

Sin embargo, quizá esa empresa que tiene mezclada la gestión de tesorería, cuenta con un flujo de caja al que le hace seguimiento y constantemente está buscando formas de medir desviaciones y su justificación, gestionando su tesorería y lo gestiona porque tiene un proceso definido para ello, trabaja con orden.

Al tener la gestión de tesorería ordenada, la empresa estará optimizada, pero la falta de organización conlleva a que la empresa no tenga claridad en sus números, porque si mira el saldo bancario eso que ve no muestra su situación real por cuanto mezcla el saldo del negocio con el del dueño.

El problema que se genera en esta situación es más estratégico y de estructura y menos de operación.

Empresa organizada y ordenada

Supongamos que la empresa a la cual nos referimos, tiene organizada su gestión de tesorería ya que cuenta con su cuenta bancaria y en esta recibe el dinero producto de las ventas y desde ella realiza los pagos de los costos y gastos producto de su operación. Y ella también cuenta con un orden al manejar un flujo de caja al que le hace seguimiento y a partir de cuya gestión está constantemente midiendo desviaciones y optimizando su operación, a través de un proceso definido, es decir, ella trabaja con orden.

Al tener organizada y ordenada la gestión de tesorería le asegurará a la empresa el control sobre uno de los elementos fundamentales de la gestión financiera “la liquidez”, y con esto conseguirá las bases para una Gestión Financiera eficiente, clara y optimizada, el sueño de cualquier empresario, ¿cierto?

Empresa desorganizada y desordenada

No me voy a detener mucho en este último caso, porque ya debes imaginarte lo que implica.

En esta situación nuestra empresa mantiene su gestión de tesorería mezclada con el dinero del empresario, en una cuenta de este, lo que no permite que la empresa tenga claridad.

Adicionalmente, en ella se gestionan los pagos a medida que van llegando las facturas, porque no hemos realizado previsión de los mismos, sencillamente, hemos asumido el compromiso de estos, sin haber realizado estimaciones y tampoco nos detenemos a realizar ningún análisis.

Desorganización y desorden en la gestión de cualquier proceso empresarial se traducen en CAOS y en la perspectiva financiera particularmente, el caos compromete la subsistencia del negocio, porque como he señalado con insistencia en otras entregas el recurso financiero es el que gestiona el resto de los recursos y por ende su correcta gestión es indispensable.

Comprendes ahora la diferencia entre la organización y el orden como conceptos.

Espero que este artículo te sirva de utilidad y te permita analizar las diferentes áreas de tu empresa desde la perspectiva de la organización y el orden.

Recordemos que la empresa como un todo es la suma de sus partes, por lo que no vale de nada organización y orden en un área y caos en otra de ellas, necesitamos asegurar que la rueda marche y ello solo será posible si todas las áreas van al mismo nivel.

¿Quieres ayuda para organizar u ordenar tu empresa o alguna de sus áreas o procesos?, en Organiza tu Pyme podemos apoyarte y acompañarte en la optimización de tu negocio.

“La organización no se trata de la perfección; se trata de eficiencia, reducir el estrés y el desorden, ahorrar tiempo y dinero y mejorar su calidad de vida en general”.

Christina Scalise

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