Entre las medidas sugeridas por los gobiernos como parte de la nueva realidad, está la relativa al incentivo del Teletrabajo como herramienta para promover el distanciamiento social en las empresas.
La implementación del teletrabajo en las organizaciones va a exigir que la empresas definan estrategias particulares, específicas para ello. Las Estrategias requeridas deberán desarrollarse considerando 3 elementos fundamentales.
- Cultura Organizacional
- Comunicación
- Medición de Productividad
Cultura Organizacional
Al implementar el Teletrabajo, las personas que hacen vida en la organización dejarán de vivir la camaradería diaria de la rutina en el entorno laboral, lo que pudiera conllevar a que poco a poco vayan perdiendo su arraigo con la empresa y con su equipo de trabajo.
Tip 1: Crea un verdadero sentido de EQUIPO
Cuando el trabajo se realiza de manera virtual, puede que se necesite de un esfuerzo extra para mantener a las personas comprometidas con su equipo.
En ese sentido es crucial definir estrategias que permitan recordarles con frecuencia que forman parte de la organización y de sus logros, ¿cómo hacerlo?
- Mantén comunicación constante con ellos, aún de temas no relacionados con el trabajo.
- Compárteles con frecuencia la visión a futuro de la empresa
- Realiza reuniones periódicas en la que participen y se den a conocer los objetivos de la empresa y los logros obtenidos.
- Reconóceles los logros que obtengan y su contribución con el desempeño de la organización. A las personas les gusta saber que ocurre en otras partes de la compañía y cómo ellos encajan mediante sus contribuciones.
- Invítalos a participar en los eventos de la empresa, incluso considera realizar eventos virtuales para que sientan que la realidad virtual es parte de la cultura del negocio y no se sientan extraños en la organización por la forma como opera.
Recuerda que tus empleados y colaboradores son los clientes internos de tu negocio, ellos deben sentirse satisfechos y sentir arraigo por “SU EMPRESA”.
Comunicación
Todos sabemos la importancia de la comunicación en nuestra vida diaria y en las empresas y si por lo general es un RETO comunicarnos en condiciones normales, imagínate lo que puede ocurrir cuando se desarrollan ambientes de trabajo remoto.
Tip 2: Fomenta la interacción
Es muy normal que al no haber contacto visual, los miembros de los equipos de trabajo tiendan a vivir en su mundo, lo que hace que sea más fácil olvidarse de sus otros compañeros de equipo y con ello terminen no comunicando o colaborando tanto como en realidad necesitan hacerlo.
Para optimizar, la comunicación en un ambiente virtual, se necesita crear oportunidades para que los miembros del equipo se comuniquen de manera formal e informal.
Tip 3: Elige el estilo de comunicación correcto
Dependiendo de cada empresa y sus necesidades será necesario, determinar el tipo de comunicación que mejor funcione:
- Programas de Chat – Skype, Google Hangouts y Teams para los que tiene Office 365, son excelentes opciones para mensajería instantánea, y ayudan a crear un ambiente de equipo en el chat. Los chats son una excelente herramienta para comunicación informal.
- Email – Si bien el email permite una interaccion rápida, es una herramienta útil más formal que el chat. A través de los email se puede realizar gestión empresarial, siempre que se resalte la importancia de que EL ASUNTO de los mismos permita hacer trazabilidad al tema al cual se refiere.
- Llamadas telefónicas – Algunos temas o asuntos solo pueden ser manejados convenientemente a través del teléfono. Una llamada en muchos casos es la herramienta perfecta para solucionar una situación.
- Video Chat o Video Conferencias – Una opción más personalizada que el teléfono es la de las video conferencias, que permiten contacto visual con el interlocutor y ciertamente acorta distancias. Cualquier problema emocional como por ejemplo un problema de rendimiento puede ser manejado efectivamente por esta vía, ya que nos ayuda a determinar a través del lenguaje corporal qué le puede estar sucediendo a esa persona. Plataformas gratuitas como Zoom o el Teams de Office 365 permiten realizar video conferencias.
Medición Productividad
Tip 4: Flexibiliza las horas de trabajo pero mantén hitos de medición
Uno de los retos al manejar equipos remotos es ciertamente el medir el cumplimiento del horario de trabajo, para lo cual será necesario pensar en adquirir algún software, en caso de que tu empresa precise el manejo de horario.
Sin embargo, y a mi juicio la realidad detrás del teletrabajo exigirá que las empresas sean más flexibles en lo que respecta a la jornada laboral, lo cual es perfectamente posible si se mide a los trabajadores y colaboradores por objetivos cumplidos y no por jornada laboral.
Para definir los objetivos de los trabajadores y colaboradores será necesario que la empresa cuente con procesos de trabajo claros y definidos y que defina para cada trabajador objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con fecha de cumplimiento).
Tip 5: Define tus Procesos
Un negocio que se maneja en un ambiente de oficina puede compensar hasta cierto punto el hecho de no poseer sistemas y procesos, simplemente con el hecho de que las personas pueden hablar cara a cara, y supervisar el trabajo realizado por todos los miembros del equipo.
En un ambiente virtual por el contrario, cada persona puede estar en su propio mundo, lo que da pie a que cada persona desarrolle sus propios procesos y procedimientos que podrían no encajar con la manera de trabajar de los otros miembros. Es mejor tener una manera de trabajar que se encuentre documentada, estandarizada y refinada constantemente.
Si tienes dudas en como definir tus procesos, te invito a que revises mi artículo ¿Cómo aplicar el enfoque de procesos al definir el HACER de mi empresa?
Tip 6: Garantiza Colaboración y Disponibilidad de los documentos
Para ser productivos al teletrabajar es necesario que todo el equipo disponga de la información que precisa para llevar adelante sus funciones. Bien si existe uno o varios documentos que están siendo utilizados y por ende deben ser editado(s) por varias personas o si sencillamente necesitas compartir documentos entre usuarios sin necesidad de edición, Google Drive o Sharepoint de Office 365 se convierten aliados indispensable.
Existen también herramientas específicas de gestión de proyecto que cuentan con sus propias funciones de colaboración y archivos compartidos, convirtiéndose en otra alternativa para compartir documentos.
Tip 7: Haz seguimiento a los resultados del trabajo del equipo
Uno de los problemas de trabajar desde casa es que las personas pueden sentirse solas y aisladas y pudiera darse el caso de que no todos se adapten a este estilo de trabajo, por lo que es importante verificar de vez en cuando que todo está bien.
Adicionalmente, es necesario medir la productividad del equipo regularmente a fin de aplicar los correctivos necesarios.
Para medir la productividad es necesario definir ¿Cuáles son los indicadores claves de un trabajo bien hecho?. Ser transparente sobre este seguimiento te permitirá ver rápidamente (en un par de semanas y no en 6 meses) si cada miembro del equipo está siendo productivo o no y aplicar los correctivos necesarios.
Espero que la información de este artículo te sea de utilidad si es viable implementar el teletrabajo en tu empresa, y si ya estas teletrabajando me encantaría conocer tu experiencia y que otro tip sugieres.
«Recuerda que de la conducta de cada uno depende el destino de todos»
Alejandro Magno
