Para muchos negocios el comienzo de un año, conlleva también al inicio de un nuevo ejercicio económico, lo que genera a las empresas a la necesidad de asegurar el espacio requerido para guardar la documentación que se generará durante el año que recién inicia.
Comúnmente, la tendencia seguida en los negocios ante esta necesidad es la de guardar en cajas o archivadores la los documentos considerados antiguos, y llevar estas cajas o archivadores a un lugar que sirve de depósito dentro de las instalaciones de la empresa.
Así repetimos, año tras año el mismo ciclo, hasta que llega el momento en el cual NO CIERRA la puerta del mal llamado depósito, el cual se ha convertido en un cuarto de BASURA, por lo que toca hacer limpieza.
¿Por qué nos cuesta tanto desincorporar documentos?
Sencillo, en las empresas el manejo de archivos no suele ser de las tareas más apetecibles y tampoco aquella a la que se dedica tiempo en una PYME, en donde siempre la carga de trabajo de los pocos actores es elevada, pero aún lo es menos cuando toca hacer limpieza de ejercicios anteriores, expedientes de personal desincorporado u otros documentos generados en la operación del negocio.
Pero independientemente de que nos guste o dispongamos de tiempo, el hacer limpieza de papeles en una empresa, va a resultar una tarea más o menos agobiante en la medida en que se cuente con un proceso de desincorporación de documentos.
La importancia de un proceso de desincorporación de documentos
No todos los documentos que tenemos almacenados en cajas o archivadores en el depósito, serán útiles y/o necesarios a futuro. Y poco vale conservar los que tengan utilidad sin no se pueden ubicar cuando se necesiten.
A través del proceso de desincorporación de documentos, estableceremos las pautas para descartar todo lo que no tenga utilidad o uso futuro para el negocio y aseguraremos el resguardo oportuno y adecuado de lo que debe mantenerse.
En otras palabas el proceso de desincorporación de documentos ayudará a la selección y gestión de los documentos que efectivamente puede ser descartada y dada de baja.
3 Claves para diseñar un Proceso de desincorporación de documentos
El proceso de desincorporación de documentos, parte por definir:
- Qué se va a conservar
- Cómo se va a conservar, lo que nos lleva a decidir el lugar
- Quién será en el responsable
1. Qué se va a conservar
Previo a definir los documentos que se van a conservar, es importante que tengamos en cuenta que existen dos motivos que inciden en la necesidad de conservar documentos desincorporados en una empresa.
- Los requisitos legales y reglamentarios que se deben cumplir, los cuales en la mayoría de los casos están marcados por las disposiciones Mercantiles, Fiscales y Laborales de cada país, entre otras.
- Las Disposiciones internas de la Administración del negocio, que si bien no obedecen a un requisito legal se toman con el propósito de mantener trazabilidad e información histórica de decisiones y acciones tomadas durante el desarrollo de la vida del negocio.
Si tu negocio no cuenta actualmente con un proceso de desincorporación de documentos y deseas definirlo, lo primer que debes determinar es qué documentos debes CONSERVAR, es decir que no debes desechar hasta determinado momento.
En esta primera etapa de definición del proceso de desincorporación de documentos, nuestra principal prioridad como dueños de negocios va a ser la de evitar sanciones.
Para ello tenemos que tener claro lo que debemos CONSERVAR para cumplir con las leyes y reglamentaciones, las cuales son similares en fondo en los distintos países, variando básicamente los plazos, por lo que a continuación te detallo su alcance:
| Regulaciones | Alcance |
| Normativas Mercantiles | Relativa a documentos de Registro y constitución del negocio y a su información contable. |
| Normativas Fiscales | Documentación relacionada al cumplimiento de obligaciones fiscales (impuestos y/o tributos) y a su correspondientes soportes. |
| Normativas Laborales | Documentos relacionados con las obligaciones laborales y de Seguridad Social vigentes en los distintos países. |
| Otras disposiciones |
2. Cómo se va a conservar
Definir cómo se va a conservar la documentación nos lleva a definir si la conservaremos de forma física o digital.
La época actual, brinda múltiples herramientas tecnológicas que permiten conservar prácticamente toda la información del negocio de manera electrónica, con el fin de poder consultarla en el momento en que sea requerido, por un costo marginalmente inferior al que tendría que incurrirse en caso de tener que disponer de un lugar físico para custodia de documentos y archivos.
Esta ventaja, sin duda ha permitido que el proceso de desincorporación que manejan muchos de los negocios varíe y sus plazos también, al incluir prácticas de “Gestión documental” en la empresa, que incluyen políticas de manejo electrónico de documentos, lo cual ha limitado la conservación de archivos físicos a los requeridos para cumplir requisitos legales y reglamentarios de cada país en particular.
3. Quién será el responsable
Al definir responsable recordemos, que puede que sean más de una persona. No es lo mismo el responsable del levantamiento y diseño del proceso, que el(los) responsable(s) de la ejecución del mismo.
Inclusive a lo largo de la ejecución del proceso, puede haber tantos responsables como custodios de la información, según el tipo de documento que se esté gestionando.
Ya determinados estos tres elementos, tenemos lo que se requiere para definir el proceso de Desincorporación de Documentos para tu empresa e implementarlo, con el objetivo de que consigas clasificar y ordenar la documentación desincorporada que es relevante para tu negocio y optimices a la vez el uso del espacio físico de tu empresa.
Espero que este artículo te resulte de utilidad y te brinde claridad para que logres liberar a tu empresa de «papeles innecesarios» que poco a poco vamos acumulando.
Si después de leerlo, sientes que aún necesitas ayuda para diseñar un proceso de Desincorporación Documental para tu negocio, contáctanos y con gusto te apoyamos.
“En pocas palabras, si no lo usa o no lo necesita, es desorden y debe desaparecer”.
Charisse Ward