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El hecho de que en las Pymes la idea del negocio se mantenga en cabeza del emprendedor o empresario representa una desventaja enorme para este tipo de organización.

Si bien en sus inicios, la figura del hombre/mujer orquesta es la que saca adelante los emprendimientos, al materializar la idea concebida por los emprendedores hasta llevarla a la etapa de empresa en marcha. Llega un punto en el cual se hace imprescindible profesionalizar las organizaciones, lo que exige buscar profesionales con competencias en diferentes áreas que apoyen al emprendedor o empresario en la marcha del negocio.

Si seleccionamos adecuadamente las competencias de las personas que contratamos para desempeñar funciones dentro de nuestras empresas, seguramente nos aseguraremos que estas posean las capacidades técnicas que requerimos para llevar adelante nuestros negocios. Sin embargo, el tener las capacidades técnicas no es suficiente para que el desempeño de estas personas en nuestra empresa o emprendimiento se traduzca en exitoso, ya que es necesario que los profesionales de los que disponemos tengan claro hacia donde deben dirigir los esfuerzos de sus áreas funcionales a fin de alinearlos en pro de lograr los Objetivos Organizacionales y con ello cumplir la misión de la empresa.

En ese momento, en el cual se incorporan a las empresas nuevos miembros, resultaría muy conveniente que estuvieran documentados (escritos) al menos los elementos que definen la estrategia del negocio, ya que esto facilitaría la formación de equipo de trabajo entre el empresario y los nuevos miembros de la organización, al permitir que todos se alineen con la idea del negocio.

Tristemente es una realidad que bien por falta de tiempo, por no considerarlo importante o porque sencillamente no nos gusta, NO ESCRIBIMOS. Es común encontrarse con empresas en marcha  sin nada documentado.

Para ORGANIZAR hay que DOCUMENTAR, y cuando hablo de DOCUMENTAR, me refiero a “la acción de formar a alguien, proporcionándole documentos, sobre un asunto en el que va a intervenir”. En ese sentido, no hace falta ser un experto para DOCUMENTAR, sencillamente basta con sentarnos a plasmar en el papel todo lo que tenemos en mente en relación a nuestra empresa y/o negocio.

Quiero documentar, pero ¿Por dónde comienzo?

Seguramente en algún momento has oído que el valor de un individuo proviene de la relación: Ser – Hacer – Tener, en ese mismo orden, ya que de allí proviene nuestra esencia. En las empresas ocurre exactamente igual, la esencia de las organizaciones parte en lo que es, a lo que yo llamo EL SER, a partir de allí las organizaciones llevan adelante sus procesos, a lo que yo llamo EL HACER y como producto de lo anterior se obtendrá un resultado EL TENER.

En ese sentido para Documentar de manera coherente y organizada, debes escribir todo lo concerniente las dos primeras etapas EL SER y EL HACER, por cuanto EL TENER será lo que se obtenga como resultado de las dos y sobre este más que documentar toca es hacer análisis, pero esto es otro tema.

DOCUMENTANDO “EL SER”

El SER de tu empresa se limita en definir lo que ella es y hacia donde quiere llegar. En otras palabras, definir EL SER de tu empresa te lleva a definir su Misión, Visión, Valores y Objetivos.

Como parte de la Documentación de EL SER es importante que te plantees y escribas el resultado de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo nació mi empresa?, ¿Cuáles fueron sus orígenes?
  • ¿Qué soy?, ¿cuál es la razón de ser de mi empresa?
  • ¿A quién sirvo?, es decir ¿Quiénes son mis clientes?
  • ¿Qué hago?, me refiero al producto o servicio presto.
  • ¿Qué quiero llegar a ser en 5 – 10 años?, ¿Cómo me veo a futuro?
  • ¿Qué valores identifican mi empresa y mi trabajo?

DOCUMENTANDO “EL HACER”

Acá escribirás sobre todo lo que haces en tu empresa, la forma como lo haces y dejaras plasmado lo que requieres para hacerlo.

Recuerda que debes indicar TODOS los detalles, por insignificante que te parezcan, ya que algo que consideres insignificante puede ser al final parte del secreto de tu empresa.

Como parte de la Documentación de EL HACER puedes ayudarte al escribir las respuestas de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo hago lo que hago?, ¿Qué actividades definen mi empresa?
  • ¿Qué necesito para llevar adelante cada actividad?, ¿Con que lo hago? Es decir los medios que utilizo.
  • ¿Cuál es mi objetivo al hacer esto? Qué fin persigo al vender mi producto o prestar mi servicio.

Es importante qué como parte del hacer, al identificar las actividades, precises para cada una de ellas:

¿Qué correspondencia existe entre la tarea y el ser de la empresa?

¿Cuánto tiempo será necesario para ejecutar cada actividad y qué actividad la prela?

¿A qué área de trabajo y/o departamento, corresponde cada tarea?

¿Quién es el responsable de cada actividad?, ¿Quién es el líder de cada actividad?

Espero que esta información te sea de utilidad, que la misma te haya ayudado a identificar la importancia de la DOCUMENTACIÓN para tu empresa y que a partir de ella, tengas la base que te permita documentar  EL SER y EL HACER de tu organización, si aún no lo has hecho.

Por último te dejo una cita que me encanto.

“Tenemos un plan estratégico. Se llama hacer las cosas bien”.  Herb Kelleher

Llego el momento de hacer las cosas bien, así que vamos a ¡ORGANIZAR TU PYME!

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