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La Importancia de medir y controlar a través de Indicadores

Una de las tareas a la que muchas veces le damos poca importancia dentro de un negocio es a la de medir y monitorear el resultado de las operaciones que se realizan en el desarrollo de la gestión diaria.

Sin importar el tamaño de un negocio ni el tipo de actividad que realice es una realidad que nos encontramos en un entorno cada vez más competitivo, por lo que es fundamental que como dueños de negocios asumamos un rol proactivo que nos permita identificar gastos innecesarios, cuellos de botella, necesidades no satisfechas de los clientes, problemas o ineficiencias internas para dirigirnos oportunamente a resolverlos a fin de cumplir con las metas u objetivos definidos y evitar  errores por ineficiencia que pudieran resultan cada vez más costosos.

De dueños de negocios a estrategas

Es absurdo pensar que los que tenemos empresas podemos solo enfocarnos en trabajar en las funciones operativas y esperar resultados satisfactorios, hoy en día es necesario asumir el rol estratégico y a través de éste realizar seguimiento a la Gestión de nuestro negocio.

La Gestión de un negocio nos conduce al CONTROL del mismo y para lograr controlar un negocio es necesario que respondamos a las preguntas:

  1. ¿cómo me aseguraré de que las actividades que se desarrollan en mi negocio sean las necesarias para cumplir con mis metas u objetivos? y
  2. ¿cómo garantizo que el uso de los recursos asociados a cada actividad sea el óptimo, evitando malgastar?

La respuesta a ambas preguntas son las que acercaran la gestión de nuestro negocio a un desarrollo EFICAZ y EFICIENTE de sus actividades.

Eficiencia vs. Eficacia

Si bien lograr una gestión EFICIENTE y EFICAZ en un negocio, resulta todo un reto, existen instrumentos de los que podemos valernos como dueños de negocios para conseguirlo y entre ellos encontramos LOS INDICADORES.

Los indicadores como herramientas para realizar el Control Estratégico

Un indicador es una medida que se obtiene de la relación entre variables y que arroja como resultado un valor numérico que brinda información en relación con el logro de resultados o metas asociadas a cierta situación, objetivo o actividad.

A la vez que representan una relación entre variables, el indicador debe tener establecido una meta o valor deseado como resultado de esa relación.  Esto porque, sin un punto de comparación, es difícil establecer si el resultado que se obtiene en el período actual es favorable o no y más aún si hubo algún cambio, mejora o si se requiere tomar acciones que ajusten o mejoren (acciones correctivas) la situación, al compararla con otros períodos de medición.

Por ello es que a través del establecimiento de indicadores en nuestra empresa, podemos hacer seguimiento cercano a cada actividad del negocio en los diferentes niveles estratégico, operativo y auxiliar, aunque por lo general es práctica común, sobre todo para quienes se inician en el tema, que se definan relacionándolos directamente con los objetivos estratégicos que persigue la empresa.

¿Por qué definir indicadores en una empresa?

Son muchas las ventajas de gestionar el control de un negocio con indicadores, sin embargo, las 5 principales pudieran resumirse en que:

  1. Facilitan la toma de decisiones al arrojar resultados numéricos, recordemos que los números son una manera objetiva de medición.
  2. Nos brindan información en relación con la evolución de cada actividad que se mide, al permitirnos comparar los resultados obtenidos en diferentes períodos de tiempo.
  3. Permiten planificar de manera más confiable, al brindarnos certeza del estado real de cada actividad.
  4. Permiten identificar con facilidad y certeza las oportunidades de mejora, al poner al descubierto las variables que estan afectando la operación, y con ello definir las acciones para lograrlo.
  5. Permiten explicar los hechos acontecidos, al llevarnos a identificar hechos o circunstancias que sustentan los resultados obtenidos.

Pero como todo el manejo de indicadores tiene también sus contras y es importante que los tengamos presentes, tanto si vas a iniciarte en su manejo como si ya los utilizas.

CUIDADO con caer en estos errores

  • No todos los negocios necesitan medir lo mismo.

En el manejo de indicadores no hay nada escrito en piedra, en relación con la cantidad o los indicadores que es necesario manejar, no hay traje general, debe ser a la medida y esto quizá es parte del reto de iniciarse en esta actividad, ya que el establecimiento de indicadores en cada negocio va a estar relacionado con lo que resulta importante controlar según la actividad que desarrolle el negocio y con el tamaño de la empresa.

  • Más no necesariamente es mejor, cuando de indicadores se trata.

Cuando como dueños de negocios iniciamos en la práctica de manejar indicadores y vivimos las ventajas que nos brinda el tener información que nos permita tomar decisiones con facilidad, nos emocionamos al punto de querer establecer indicadores para todo y acá toca tener cuidado…

Hay que tener presente que no todo lo que puede medirse, nos es necesario y útil, hay que recordar el objetivo detrás de cada indicador y su conveniente necesidad.

  • Indicadores no es igual a más trabajo

El manejo de indicadores no debe ser una tarea agobiante, debe poder llevarse con facilidad sin representar un trabajo adicional, por ello es fundamental que al definirlos tengas en cuenta que la fuente de información para alimentar los indicadores debe estar siempre disponible y al alcance y que la misma debe ser medible y verificable.

  • Nunca deben convertirse en una causa para la discordia

Cuando el resultado que arroja un indicador no es el esperado, hay que tener en cuenta que discutir por el mal desempeño no tiene sentido. El esfuerzo debe dirigirse a aprovecha la información que el indicador te brinda para rastrear las causas que lo generaron y enfocar los esfuerzos a solucionarlas.

¿Cómo saber cuáles Indicadores son necesarios en mi PYME?

Para definir cuales indicadores son necesarios en nuestra empresa, las primeras preguntas que debemos hacernos es, ¿Qué necesito medir? y ¿Para qué necesito hacerlo?

Bien sabemos que el fin de todo negocio es “solucionar un problema o satisfacer una necesidad a nuestro cliente”, y como nuestro fin es el cliente, es en torno a él que debemos establecer estas métricas de control.

Ahora bien, recordemos que todo negocio tiene dos tipos de clientes: los clientes internos y los clientes externos, lo que hace a la gestión de indicadores una necesidad en toda la empresa en sus 4 áreas básicas.

4 Áreas básicas de toda empresa

En ese sentido es necesario y se hace evidente la necesidad de medir lo relacionado con la gestión interna (área de finanzas), el mercado, los clientes (área de ventas), la operación y la administración de personal (área de personal), pero teniendo siempre en cuenta que los indicadores de un sistema deben centrarse en los procesos y no en las funciones.

Resumiendo para finalizar:

El manejo de indicadores es una poderosa herramienta para controlar y optimizar la gestión de cualquier negocio, sin importar su tamaño.

Siempre es buen momento para iniciar su práctica, pero al hacerlo recuerda que todo es progresivo, así que comienza de a poco.

Como primera práctica busca definir indicadores para tu negocio asociado a los objetivos o metas que el negocio tenga y enfócate específicamente para las distintas áreas de la empresa críticas para la operación.

Recuerda que si bien existen indicadores generales para los negocios, hay otros que deben definirse a partir de las necesidades específicas de cada organización.

Espero que esta información te sea relevante y te permita comenzar a definir indicadores para las actividades de tu negocio, con el objetivo de que avances en el control del mismo.

Para cualquier negocio medir y decidir a partir de indicadores siempre será menos costoso y más efectivo, que decidir y actuar a partir de supuestos

Cristina Rodriguez Wulff

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