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En artículos anteriores he mencionado la importancia de que como dueños de negocio consigamos claridad y enfoque y te explicaba sobre herramientas que te permitirían lograrlos, pero todas las herramientas que te he compartido resultarán ineficientes si tu empresa carece de un elemento fundamental del que quiero hablarte hoy: la organización.

Una empresa desorganizada es sinónimo de caos y falta de eficiencia elementos que en conjunto resultan antagónicos a la claridad y el enfoque del que tanto hemos venido insistiendo. Esto nos obliga como empresarios a tener que considerar a la organización como otro elemento en la ecuación de nuestro negocio.

La importancia detrás de la organización

Como dueños de pequeñas empresas tenemos un trabajo desafiante, llevar adelante nuestra idea de negocio hasta convertirla en un negocio sostenible, rentable y escalable y para lograrlo es necesario garantizar que nuestro negocio sea eficiente.

En la mayoría de los casos, los problemas de rentabilidad en las Pymes guardan una estrecha relación con problemas en la forma cómo estas empresas organizan el trabajo diario, es decir, la falta de rentabilidad está asociada a la desorganización.

A través de la organización  se ordena y distribuye el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la empresa o negocio, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos que el negocio persigue de una mejor manera  y con ello:

  • Se garantizan mejores resultados con los recursos disponibles, disminuyendo los costos y mejorando los plazos de ejecución de los proyectos.
  • Se favorece la comunicación, al brindar claridad en las líneas de comunicación entre los distintos departamentos o áreas de la organización, con lo que se permite compartir y trabajar en conjunto por las necesidades que tiene la compañía.
  • Se facilita la identificación de las causa-raíz de los problemas que se presenten, ya que se tiene claridad en los actores asociados a los mismos y sus respectivos procesos.
  • Se fomenta el trabajo en equipo, al asegurar la cooperación entre las distintas áreas o departamentos.
  • Se mejora la productividad del personal, producto de contar con personas motivadas que interactúan en un ambiente saludable.
  • Se facilita el liderazgo en la compañía, ya que será el líder quien asuma el rol de la comunicación y de la organización.

Señalado lo anterior, no debe caber duda en que la organización empresarial debe representar una prioridad para los empresarios en cualquier negocio, porque en definitiva ella permite establecer el diseño, estructura y procesos necesarios para alcanzar las metas que se propongan, disminuyendo los esfuerzos y aumentando la productividad, siempre de una manera lo más eficiente posible.

La organización es un requisito indispensable para cualquier empresa que desea tener éxito, prestar un servicio exclusivo y sostenerse en el tiempo

¿Cómo Organizar una empresa?

Organizar una empresa es como organizar una casa, es un proceso integral y progresivo, que requiere dedicación y tiempo.

A pesar de lo desafiante que pudiera parecer, lograr la organización en cualquier empresa puede ser posible al desarrollar estas tres etapas:

Las 3 Etapas para Organizar un negocio

Etapa 1: IDENTIFICAR

El IDENTIFICAR tiene como objetivo lograr la Conceptualización del negocio, lo cual es posible al trabajar la trilogía del SER – TENER – HACER del negocio.

El SER del negocio. El primer paso para darle una estructura a su empresa es tener bien definida su filosofía empresarial, la cual representa la esencia del mismo. Esta está contenida en la misión, visión y objetivos a alcanzar.

La identificación del SER del negocio, no se limita a escribirlo, sino que implica comunicarlo al resto de los miembros de la organización. Si deseas una guía para definir EL SER de tu empresa, nuestro artículo ¿Cómo definir una misión que impacte? puede resultarte de utilidad.  

EL TENER del negocio (sus recursos). Recordemos que los recursos de la empresa son básicamente de cinco tipos: Recursos materiales, tecnológicos, financieros, de personal y particulares. Así el segundo paso consiste en examinar:

  1. los trabajadores (coladores o contratistas): ver cuántos y quiénes son, ver cuántos necesita y cuáles son sus capacidades y talentos.
  2. los recursos materiales (herramientas e infraestructura) con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.

EL HACER del negocio (las actividades que debe realizar). Una vez claros EL SER y EL TENER los recursos, es necesario hacer una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad.

Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera, para lo cual puedes apoyarte en consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado su negocio y tener una idea al respecto.

Al definir EL HACER del negocio, es importante especificar en qué consisten las actividades, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.

Recuerda que no todo debe quedar en identificar y definir, sino que es necesario Documentar los procesos

Los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces y la documentación te permitirá estar preparado ante cualquier crecimiento que tu negocie experimente.

Etapa 2: DECIDIR

En la etapa 2 DECIDIR, el objetivo consiste en definir los roles y responsables detrás de los elementos identificados en la etapa 1. A través de ello se definirán:

1)El (los) responsables de las Actividades. Elije a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tares, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que es importante no te apresurarse al hacerlo. Asegúrate de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que requieres de ellos y que están de acuerdo.

2)El (los) líder(es). En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si tu empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrás que pensar en mandos intermedios.

3)El Equipo. Si bien todos iniciamos como el hombre o mujer orquesta, tengo una máxima “los empresarios debemos ser conocedores de todos, mas no expertos en nada”, por ello es fundamental que desde el inicio pensemos en “conseguir ayuda”. 

Esa ayuda puede venir en la forma de empleados u otro tipo de ayuda subcontratada, la modalidad de subcontrato resulta muy conveniente desde el punto de vista económico porque no recarga la estructura de costos y gastos del negocio.

Bien sean empleados o subcontratistas, asegúrate de que tienes un equipo de personas con conocimientos que te ayuden a desarrollar la empresa, te aseguro que vale la pena de hacerlo bien desde el comienzo, porque en lugar de un gastos habrás hecho una inversión.

Si no estás seguro de como precisar o tener claro que es lo que necesitas, comienza haciendo una lista de las actividades que:

  • No quieres hacer
  • No sabes cómo hacer
  • Sabes cómo hacer pero no tienes el tiempo para hacer

Si intentas ser experto en todo perderás el foco y la posibilidad de brillar en eso que realmente eres bueno.

Etapa 3: GESTIONAR

Bien sabemos que lo único seguro en la vida es el cambio, por ello en la etapa de GESTIÓN el objetivo estará en la revisión continua de la organización, los procesos y las personas que integran la empresa, con el fin de garantizar que estos elementos estén adecuados a las circunstancias.

1)La Organización: Con el tiempo la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o cambios externos. Es fundamental estar atento a los cambios y renovar la empresa según las necesidades y hacer las adecuaciones requeridas para mantener al día tu negocio y conseguir que su estructura se adapte a la realidad.

2)Los Procesos: Revisa los procesos y procedimientos que se desarrollan en tu empresa e identifica las brechas o mejoras en las áreas que necesiten ser tomadas en cuenta e impleméntalas, llévalas a la acción.

3)Las Personas: Revisa si los actores que desempeñan las distintas posiciones en tu empresa cuentan con las competencias necesarias para ello o si por lo contrario requiere capacitación. Identificar y cubrir las necesidades de adiestramiento que tenga el personal fortalecerá tu empresa y su organización.

Contrario a lo que se piensa el adiestramiento no es un gasto, es una inversión siempre que el mismo esté justificado y sea requerido para la posición.

Es importante hacer referencia a que la etapa de Gestión es continua ya que forma parte de la revisión y mejora periódica de cualquier empresa.

Con lo que te he compartido, puedes notar que lograr la organización de cualquier empresa, es perfectamente posible y que cualquiera que trabaja con enfoque puede lograrlo.

Espero que es te artículo te brinde claridad en la importancia de tomar en serio la Organización de tu empresa.

Te aseguro que en la medida en que decidas trabajar en el desarrollo de estas tres etapas, conseguirás lograr eficiencia en tu empresa y consecuentemente verás el impacto en su rentabilidad, porque te alejarás del caos y la ineficiencia.

Si deseas conocer un proceso que te apoyará en conseguir ORDEN detrás de la Organización, no te pierdas nuestro próximo artículo, en el que te llevaré por el sistema que te permitirá lograrlo.

El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método  y de organización.

J.P. Sergent

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