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Haciendo la misma similitud realizada con las etapas, las empresas también se enfermen así como los seres humanos y nos corresponde a los empresarios como padres responsable atender las enfermedades de nuestras organizaciones y tratarlas para que sigan creciendo como empresas sanas.  En tal sentido y para tratarlas, debemos aprender a DIAGNOSTICARLAS.

Para DIAGNOSTICAR tu empresa, puedes valerte de un diagnóstico empresarial. Si bien la realización exhaustiva y detallada de un diagnóstico empresarial es una tarea propia de los consultores, quiero darte en este artículo las pautas para que puedas desarrollar la capacidad de aprender a “diagnosticar” a tu empresa, según los síntomas que se presenten con el fin de que puedas identificar el problema previo a la contratación consultor o un experto en organizaciones.

2 ETAPAS PARA DIAGNOSTICAR TU PYME

I.- Identificando la etapa de la empresa

El primer paso para realizar el diagnostico empresarial es saber en qué etapa se encuentra tu empresa. Si leíste y aplicaste mi artículo ¿Conoces en que etapa se encuentra tu pyme? Seguramente ya la has identificado, sino a continuación te indico unas preguntas que puedes responder para saberlo.

  • ¿Tu empresa está sobreviviendo y aún no factura? Si la respuesta es sí, estás en la etapa de puesta en marcha.
  • ¿Tu empresa ha logrado facturar pero aún no pueden contratar personal para delegar tareas? Si la respuesta es sí, estás en funcionamiento regular.
  • ¿En tu empresa ya facturan y pueden contratar personal para delegar tareas? Si la respuesta es sí, estás en funcionamiento estable.
  • ¿En tu empresa están utilizando herramientas de gestión y tienen indicadores por área? Si es sí, estás en funcionamiento óptimo.

Quizá te preguntes ¿por qué es tan importante identificar en que etapa se encuentra la empresa?, pues porque dependiendo de ella el alcance del diagnóstico será diferente.

II.- Definiendo las Perspectivas

El diagnóstico empresarial de tu pyme va a resultar más o menos complejo, dependiendo de las áreas funcionales que tenga tu empresa y sus áreas funcionales van a variar dependiendo de la etapa en la cual se encuentre tu pyme, tal y como lo comenté en mi artículo 7 Áreas funcionales que toda PYME debe tener.

Sin embargo, como regla general la realización del diagnóstico empresarial SIEMPRE va a circunscribirse en los tres niveles básicos de toda organización: el Nivel Estratégico, el Nivel de Procesos y el Nivel de Apoyo y dentro de estos se deberá analizar SIEMPRE al menos cinco (5) perspectivas básicas:

A fin de llevar adelante el diagnóstico empresarial toca que dentro de cada una de las perspectivas de análisis se identifique, si existe alguna debilidad o falla que tenga impacto o inherencia como causa del problema que posee tu empresa en un momento específico.

Para lograrlo es necesario:

  1. Identificar con que contamos, es decir Levantar la información,
  2. Analizar los resultados, al contrastar lo obtenido con el estado ideal deseable a fin de establecer las brechas entre ambos. Aquí lograríamos identificar las causas del problema.
  3. Definir acciones para corregir las desviaciones entre lo deseado y la realidad

Guía para Analizar las Perspectivas

Con el fin de guiarte en el proceso a continuación te indico cual es el objetivo de cada perspectiva y algunas preguntas puedes plantearte para levantar la información y analizarla.

  • PROPOSITO: Permite analizar el enfoque estratégico de tu empresa, el reconocimiento de los niveles de mando y su relación con las actividades desarrolladas. Para analizar tu propósito te sugiero responder las siguientes preguntas:
  • ¿Posee tu empresa misión y visión definida?, ¿están documentadas?
  • ¿Posee tu empresa objetivos definidos?, ¿están documentados?
  • ¿Están los objetivos de tu empresa vinculados a tu meta?
  • ¿Tiene tu empresa identificados sus valores?
  • ¿Está claramente definido el giro comercial (la actividad) de tu empresa?
  • ¿Están la misión, visión, valores y objetivos de tu empresa divulgados a los miembros de la organización?
  • ¿Las actividades actuales y su forma de ejecución están en concordancia con el planteamiento estratégico de la empresa o existen deviaciones?
  • ¿Son reconocidos los lideres en la empres?
  • ¿La comunicación fluye adecuadamente entre los niveles de la organización?
  • CONSUMIDORES: Permite evaluar todos los datos relacionados con el comportamiento de los clientes, la manera de llegar a ellos, su trato y la interacción con ellos.
  • ¿Posee tu empresa una estrategia de captación y retención de clientes?
  • ¿Posee tu empresa un plan de interacción y contacto con los clientes?
  • ¿Realiza tu empresa encuestas de satisfacción postventa a tus clientes?
  • ¿Tiene tu empresa previstas reuniones con los clientes a fin de conocer sus gustos, preferencias y necesidades?
  • ¿Cuenta la empresa con una estrategia de mercadeo?
  • ¿La estrategia de mercadeo se revisa y ajusta periódicamente?
  • PROCESO INTERNO: Se centra principalmente en el estudio de los procesos de producción de la compañía, determinando su calidad y eficacia. Para analizarlo, puedes valerte de responder las siguientes preguntas:
  • ¿Están identificadas en tu empresa las actividades centrales de realización de producto y prestación del servicio?
  • ¿Están documentadas en tu empresa las actividades centrales de realización del producto y/o prestación del servicio?
  • ¿Funcionan en tu empresa de manera óptima los procesos de realización del producto y/o prestación del servicio o existen cuellos de botella?
  • En caso de que existan cuellos de botella, pudieras identificarlos.
  • FINANCIERA-CONTABLE: Abarca todo el departamento contable y de gestión de la empresa, evalúa todos sus números y estudia cuál es su situación actual. Conoce sus inversiones y fuentes de financiación entre otros.
  • ¿Están identificadas en tu empresa las actividades de apoyo a la realización del producto y/o prestación del servicio?
  • ¿Están documentadas en tu empresa las actividades de apoyo a la realización del Producto y/ Prestación de Servicio?
  • ¿Mantiene tu empresa control en sus registros y documentos contables?
  • ¿Realiza tu empresa análisis periódicos de ingresos y gastos y evalúa formas de optimizarlos?
  • ¿Mantiene tu empresa control en su gestión fiscal?
  • ¿Maneja tu empresa presupuestos y los revisa continuamente, analizando desviaciones?
  • PERSONAL: Conlleva a analizar el personal activo con el que cuenta la empresa, a fin de comparar las capacidades de nuestro recurso con las competencias deseables y con ello definir la posible brecha que hay que eliminar a fin de lograr altos niveles de eficiencia.
  • ¿Posee tu empresa una estructura definida y un organigrama?
  • ¿Están claramente definidas las tareas y funciones de cada puesto y/o cargo?
  • ¿Cuenta tu empresa con descripciones de cargos documentadas?
  • ¿Cuenta tu empresa con perfiles de cargos?
  • ¿Están definidos en los perfiles de cargo las competencias requeridas para los candidatos?
  • ¿Están los objetivos de la empresa relacionados a las tareas desempeñadas?

Para finalizar quiero dejar claro que con el artículo de hoy no pretendo «sustituir», de ninguna manera, al consultor o experto en organizaciones empresariales.

Mi propósito es dar pautas sencillas para que, a partir de preguntas claves, tengas la herramienta de realizar el diagnóstico de tu pyme en las diferentes perspectivas de análisis, con el fin de que puedas identificar las causas de los problemas que estén enfrentando en tu empresa.  

“El requisito del éxito es la prontitud en las decisiones”.

Francis Bacon

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