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Ya en mi articulo 3 Claves para la Gestión Financiera de tu PYME en tiempos de crisis mencione sobre la liquidez y la solvencia como elementos fundamentales que se deben atender para gestionar las finanzas en tiempos de crisis y hoy quiero hablarte de un elemento fundamental dentro de la liquidez “las cuentas por cobrar”

Recordemos que la liquidez se refiere a la capacidad que tiene una empresa de contar con el dinero necesario para cumplir sus obligaciones. La liquidez es lo que conocemos como Capital de Trabajo y es la diferencia entre el activo circulante (aquel con el que cuenta la empresa y que puede convertirse fácilmente en dinero y dentro del cual están las cuentas por cobrar) y el pasivo circulante (los compromisos u obligaciones que la empresa debe pagar en el corto plazo).

El Ciclo Operativo

La gestión de liquidez efectiva se da en el momento en que cualquier empresa y o negocio consigue manejar de manera óptima su tesorería. Tener un control eficaz de la tesorería permite controlar lo que nos deben y lo que debemos, pero ¿cómo logramos esto?, pues gestionando con eficiencia el ciclo operativo del negocio.

El Ciclo Operativo de una empresa

El ciclo operativo de cualquier empresa y/o negocio consiste en adquirir o comprar insumos o artículos que utilizara en el proceso productivo para conseguir el bien o  para prestar el servicio y que luego venderá.

Como consecuencia de este ciclo operativo, por regla general la empresa se vale de aprovechar el financiamiento que dan los proveedores al entregarnos mercancía a crédito que permitirá llevar adelante las gestiones necesarias que le llevaran a la venta.

Nace una cuenta por cobrar

Así como los proveedores financian las operaciones de las empresas entregando mercancía (bienes y/o servicios) a crédito, los negocios al vender comúnmente hacen lo propio y venden a los clientes con la promesa de pago de ellos a un término establecido de mutuo acuerdo.

Esa promesa de pago conlleva a que nuestra empresa registre un ingreso y a la vez una cuenta por cobrar, por lo que la liquidez generada en esa transacción no está disponible, y solo lo estará en el momento en que los clientes realicen el pago a nuestra empresa.

El Efecto en el Flujo de Caja

Del proceso antes descrito queda claro que:

Vender mucho no necesariamente implica que nuestra empresa esta en una situacion conveniente, por cuanto si esas ventas son a credito y los clientes a quienes le realizamos la venta no cumplen la obligacion de pagarnos en las fechas establecidas nuestra empresa pudiera tener correr el riesgo de caer en iliquidez.

De esta forma vender pero no cobrar a tiempo pone en peligro el equilibrio financiero de la empresa, ya que el negocio al no cobrar verá comprometida la capacidad de cumplir con sus obligaciones oportunamente lo que pudiera conllevar al negocio a la insolvencia y hasta la quiebra en el caso de situaciones de insolvencia sostenida.

Reduciendo la probabilidad de Iliquidez

Siendo que el ciclo de operaciones de la empresa se puede reducir en comprar, vender, pagar, cobrar, la lógica nos indica que el riesgo de liquidez será posible de reducir si:

Logramos cobrar mas de lo que necesitamos pagar, ya que solo asi nuestra empresa garantizara tener el dinero necesario para su funcionamiento y quiza hasta contar con un excedente que se pueda invertir.

Para lograr cobrar mas de lo que tenemos que pagar es necesario que nuestro negocio:

  • Negocie condiciones favorables con sus proveedores, bajo las cuales el período de los pagos sea superior al período de los cobros.
  • Diseñe estrategias para lograr que la gestión de la cobranza sea EFECTIVA.

¿Cómo diseñar la estrategia? a continuación te dejo 8 consejos.

8 Consejos para diseñar una estrategia de cobranza efectiva

1)Conoce a tu cliente.

Antes de considerar conceder crédito a un cliente es importante que recopiles información necesaria que te permita conocerlo y predecir su capacidad de pago. Por ello es necesario que establezcas, que requisitos deben cumplir los clientes para ser sujetos de crédito, y como se evaluarian. No hacemos nada concediendo credito a todos los que nos compran sin tener la certeza de que tienen capacidad para honrar los compromisos que asumen con nosotros. La información que requieras para tal fin puedes recogerla de forma digital y/o física y para facilitar su levantamiento pudieras diseña un formulario que envíes a quienes se acerquen a tu empresa solicitando que les vendas a crédito.

2)Emite y envía las facturas de inmediato.

No expedir las facturas inmediatamente genera un retraso en los pagos y provoca que los clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para pagar, por ello es importante que las facturas se emitan y se entreguen junto con el producto o segun lo establecido en los terminos de prestacion del servicio.

3)Establece condiciones de pago claras y asegúrate de que el cliente las conozca.

Las condiciones de pago que manejes con tus clientes, no solo las debes conocer tú, es importante que las comuniques y no solo de manera verbal, sino también escrita. Para ello es conveniente que las condiciones de pago las indiques en el contrato, y que te asegures al firmarlo que las mismas fueron leídas y comprendidas por tu cliente, igualmente te aconsejo que las incluyas en todas las facturas.

4)Define una política de crédito y cobranza.

Establecer desde el principio las políticas de pago de tus clientes, los tiempos, el proceso de seguimiento y las consecuencias en caso de que el cliente se demore con el pago es imprescindibles para la gestion efectiva de las cuentas por cobrar. Recuerda que lo que definas debes divulgarlo y comunicarlo a tu equipo, involucrando a los responsables de ejecutar las acciones correspondientes.

5)Ofrece varias opciones de pago.

Ofrece al cliente variedad de formas de pago: deposito en cuenta, transferencias, plataformas de pago, etc. Esto evitará excusas y facilitará la cobranza. Recuerda que hoy en día son muchísimas las opciones que se ofrecen.

6)Haz seguimiento.

Es importante que dentro del proceso establecido tengas presente el seguimiento que se hará a la cartera de cuentas por cobrar, ¿cuándo enviaras los estados de cuenta?, ¿utilizarás otra forma para ejercer presión a los clientes, por ejemplo llamadas?, ¿manejarás diferentes niveles dentro de la empresa para hacer seguimiento?

7)Cuenta con Reportes detallados de Cuentas por Cobrar Actualizado.

Contar con un reporte de las facturas emitidas por clientes, sus montos y fechas, permitirá desarrollar un flujo de caja en función de las entradas de dinero esperadas, lo que permitirá identificar posibles necesidades de dinero para cubrir operaciones.

8)Aprovecha las herramientas tecnológicas.

En caso de ser viable es conveniente contar con un software administrativo que permita administrar las cuentas por cobrar de manera práctica, sencilla y accesible.

Un consejo final esmérate en ofrecer siempre un servicio excepcional, un cliente satisfecho siempre tendrá más probabilidades de pagar a tiempo, pero para todo lo demás…aplica tus políticas de crédito.

Espero que estos consejos te sirvan para diseñar una estrategia efectiva de tus cuentas por cobrar, de cara a optimizar la liquidez de tu empresa en los momentos actuales.

¿Ya tenias en tu empresa una estrategia de cobranza y te ha dado resultado?, me encantaría que la compartieras en los comentarios.

“Las oportunidades no aparecen, tu las creas”

Chris Grosser

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