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Se te hace familiar en tu día a día que no encuentras horas suficientes para atender todo lo que necesitas hacer y que al final del día termines extenuado y con una lista enorme de cosas por hacer, que lejos de reducirse aumenta con el paso de los días.

Es común que los Emprendedores y Empresarios de PYMES en los inicios de los negocios asuman el rol del Hombre o Mujer Orquesta y vivan sumergidos en el día a día de las operaciones, apagando fuegos y resolviendo toda la operación, lo que les implica trabajar con “chorros de adrenalina”.

En nuestra vida y en nuestro rol como empresario es necesario que seamos conscientes y sepamos en que “usamos” el tiempo, a fin de identificar si lo estamos invirtiendo o si por el contrario lo estamos malgastando. Esto sin duda alguna no es tarea fácil, pero es IMPERATIVO ya que sin una adecuada gestión del tiempo, no podremos nunca fijar una estrategia para nuestra empresa y trabajar para conseguirla.

4 Pasos para análisis

Si deseas analizar el “uso de tu tiempo” te propongo que hagas un simple ejercicio, que a mí me ha ayudado mucho, el cual utilizo cada vez que siento que mi lista de tareas no se reduce a pesar de mis esfuerzos y/o estoy al tope con actividades, pero no me siento PRODUCTIVA.

Este ejercicio de tres simples pasos lo desarrolle, a partir de herramientas para gestión del tiempo que obtuve de un seminario que hice, hace un par de años. El mismo consiste en apoyarse en la Matriz de Eisenhower para analizar las actividades que realizamos a diario a fin de autoanalizarnos e identificar si estamos siendo eficientes en el uso del único recurso que se nos da a todos por igual diariamente EL TIEMPO.

A continuación te detallo los cuatro pasos: Levanta, Clasifica, Cuantifica y Analiza que yo utilizo para mi análisis.

  1. Levanta: Toma una libreta o una hoja y divídela en 3 columnas. Cada día durante quince días hábiles, apunta en la primera columna (columna A) todo lo que haces a lo largo del día. Es muy importante que seas objetivo y sincero y que identifiques TODAS las actividades que realices, incluso fíjale tiempo a conexiones a redes sociales, tiempo de ver series de tv, conexiones a videojuegos, etc.
  2. Clasifica: Clasifica cada actividad en un cuadrante de la matriz de gestión de prioridades que te presento a continuación y colocas el resultado de esa clasificación en la columna B de tu tabla. Para ello lee con atención las actividades que se incluyen en cada cuadrante:
    Cuadrante 1 [C1] Urgencia alta e Importancia alta: Clasificaras aquí las actividades que son importante para la consecución de tus objetivos, ya sean personales o empresariales, y además representan un riesgo si no la realizas a tiempo ya que de no ser atendidas pudiéramos decir que amenazarían tú existencia hoy. Incluirás aquí toda actividad que presione sobre ti y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, cumplir con fechas o tiempos, etc.
    Cuadrante 2 [C2] Importancia alta y urgencia baja: En este cuadrante colocarás las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos que te planteaste, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas en los días sucesivos sin problema. Aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten tu aprendizaje y mejora a futuro. Lo importante, no urgente, es lo que nos lleva a desarrollar las capacidades que necesitamos para mejorar la respuesta a situaciones futuras. Además este cuadrante, y lo que coloques en él, determina a todos los demás: sin lo Importante, no puede haber lo urgente. Poner primero lo primero, (es decir lo Importante), debe ser nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.
    Pero también invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los cuadrantes [C1] o [C2]. Yo llamo “Roba Tiempo” a estos verdaderos consumidores de nuestra energía, y estas están representadas por las actividades que ubiques en los cuadrantes en los cuadrantes [C3] y [C4]
    Cuadrante [C3] Urgencia alta e importancia baja: En general, representan deseos y necesidades de los demás que se transforman en solicitudes hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes [C1] y [C2]. Lo componen todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante, ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación frente a las demás personas, aunque podemos comprobar que el costo de ceder es el postergar nuestros deseos y aspiraciones.
    Cuadrante [C4] Importancia baja y urgencia baja: Incluirás aquí trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Son esas actividades que en palabras de mi mentor Victor Hugo Manzanilla, hacemos para “Matar el tiempo”. Muchas veces, pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son la consecuencia emocional resultantes de este cuadrante, ya que al hacernos conscientes del tiempo perdido nos sentiremos improductivos y/o frustrados.
  3. Cuantifica: Después de haber clasificado tus actividades en los distintos cuadrante, ahora tomarás la tercera columna, la C e indicarás cuanto tiempo te tomo realizar cada actividad. Al concluir, suma los tiempos de las actividades por cuadrante a fin de que identifiques en qué utilizaste tu tiempo durante los 15 días hábiles observados.
  4. Analiza: Una vez sumados los resultados obtenidos, toca analizarlos a fin de que identifiques, en que cuadrante te encuentras y accionar lo que corresponda para aplicar los correctivos necesarios.

Si tu mayor parte del tiempo estas en el cuadrante de lo Importante – urgente [C1] muy probablemente te encuentres todo el día agobiado haciendo tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia. Las personas que pasan su tiempo realizando tareas de este cuadrante no tienen tiempo para ellas mismas y siempre están viviendo al límite.

Tendrás que preocuparte si identificas que la mayor parte del tiempo la está utilizando en actividades que están en el cuadrante de lo No importante – No urgente [C4], si este es el caso puedes calificarte como un “despilfarrador de tiempo”.

Por el contrario, si la mayor parte del tiempo dedicado a tus actividades está en el cuadrante de lo Importante- No urgente [C2], eres el mayor “inversionista de tú tiempo”, porque planificas y programas las actividades Importantes y las realizas antes de que se conviertan en urgentes, lo que te permite lograr balance en todas las áreas de tu vida.

¿Por qué es importante que seamos “inversionistas del tiempo”?

La respuesta es sencilla. Convertirnos en un “inversionista del tiempo”, significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en la búsqueda de un mejor futuro.

Es planificar mejoras, capacitarse, desarrollar nuevas competencias, prevenir y aceptar riesgos, anticiparse a lo que sabes que va a venir, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis y, utilizar el tiempo para actividades de descanso y recuperación de energías personales; pero lo más importante, ES LA MEJOR FORMA DE EVITAR CAER EN LAS ACTIVIDADES ROBA TIEMPO.

Hay que tener siempre presente que “donde está nuestra atención está nuestra energía”, así pues las personas – al igual que las organizaciones -, acabamos transformándonos en el producto de nuestra atención, por lo que hay que tener cuidado. Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a apagar fuegos y manejar crisis, es probable que sólo por casualidad nos encontremos ante situaciones de calma, y, esto es lo que habitualmente pasa cuando no se consigue superar la tendencia a atender sólo lo urgente dejando de lado lo importante.

Recordemos, cosechamos lo que sembramos y en ese sentido el éxito de una persona u organización no se debe a su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Si no lo crees aún, solo observemos a nuestro al rededor a quienes hoy son personas exitosas y nos daremos cuenta que con disciplina y constancia, dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.

Por lo tanto, si lo que deseamos es ser efectivos y lograr los objetivos que tenemos, nuestra prioridad debe ser RESPONSABILIZARNOS por construir desde hoy, las bases de nuestro futuro.

Para concluir te invito a que reflexiones respondiendo estas preguntas:

  1. ¿Cómo distribuyes tu tiempo?
  2. ¿Cuánto dedicas a lo importante y cuanto a asuntos triviales?
  3. ¿Cuánto tiempo dedicas a “pensar” en tu empresa?
  4. ¿Lo urgente te impide atender lo importante?
  5. ¿Qué acciones puedes implementar de cara a convertirte en un “inversionista del tiempo”?
    Recuerda que no basta con responder las preguntas verbalmente, “documenta”, escribe tus respuestas, solo a partir de lo escrito podrás actuar de manera consciente y efectiva.

Espero que con este artículo tengas una guía para reflexionar sobre tu uso del tiempo y que lo que aquí expongo te sea de utilidad, tanto como lo fué para mí.

No todo termina con realizar tu análisis, por lo contrario, el reto a penas comienza ya que q partir de el hay que tomar decisiones sobre los cambios que se necesitan implementar y ACTUAR, así que manos a la obra. Solo con acciones lograrás Organizar tu vida y tu Pyme.

“Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”.

Jean de la Bruyère

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